Site Yönetimine Dilekçe Yazdır: Sitede Yaşarken Yazılı Talep

Sitede yaşamak apartmandan farklıdır. Kapıda bir güvenlik görevlisi, girişte bir kart okuyucu, ortak bir havuz ve her köşede kamera vardır. Bunların hepsi bir yönetim kararıyla çalışır ve sakinin bunlarla ilgili bir sorunu olduğunda konuşacağı kişi, güvenlik görevlisi değil yönetimdir. Görevli talimatla hareket eder; talimatı değiştirmek yönetimin işidir.

Güvenlik görevlisine söylemek neden yetmez?

Kart okumadı, kapıda yarım saat bekletildiniz, görevliye anlattınız ve ertesi gün aynı şey oldu. Bunun sebebi çoğu zaman kötü niyet değil, görevlinin elinde size ilişkin bir kayıt olmamasıdır. Sözlü talep vardiya değişince kaybolur. Yazılı talep ise yönetimin dosyasına girer ve bir sonraki görevli için de talimata dönüşür.

Yazılı talebin ikinci yararı ispattır. İleride "bu sorunu hiç bildirmediniz" denirse, tarihli ve teslim imzalı bir dilekçe tek cümleyle cevap verir. Yönetim ofisinde evrak kaydı tutuluyorsa dilekçenizin bir kayıt numarası alması daha da iyidir.

Site yönetimine en sık yazılan talepler

Gördüğüm talepler büyük ölçüde dört grupta toplanıyor. Her biri için yönetimin elinde farklı bir dayanak vardır; talebinizi o dayanağa göre kurun.

Onarım, tadilat izni ya da toplantı gündemi gibi apartman ve sitede ortak olan talepleri apartman yönetimine dilekçe sayfasında ayrıntılı anlattım; burada tekrar etmiyorum. Yönetimin kendisinin kurulması ya da el değiştirmesi söz konusuysa site yönetimi dilekçesi sayfası sizin için.

Site yönetimine dilekçede dikkat edilmesi gerekenler

Bu tür talepler için kanunda bir başvuru süresi yok; ihtiyaç doğduğunda yazarsınız. Tek istisna kamera kayıtlarıdır. Kayıt sistemleri belirli bir süre sonra eski kayıtların üzerine yazar, bu süre sitelere göre değişir ve çoğu zaman kısadır. Bir olaydan sonra kayıt isteyecekseniz aynı gün yazın.

• Kim olduğunuzu gösterin: Kat maliki misiniz, kiracı mı? Kiracıysanız kira sözleşmesinin ilk sayfasını ekleyin; yönetim kartı kime tanımladığını bilmek zorundadır.
• Kuralı sorun, tartışmayın: Havuz saatleri ya da misafir sınırı gibi kurallar kurul kararıyla konmuşsa yönetici bunları tek başına değiştiremez. Kurala itirazınız varsa bunu ayrıca, gündem talebi olarak yazın.
• Kişisel veriyi ölçülü verin: Kart başvurusu için gerekenden fazlasını, örneğin kimlik kartınızın arka yüzünü ya da aile bireylerinin tüm bilgilerini vermek zorunda değilsiniz. Yönetimin hangi bilgiyi neden istediğini sorabilirsiniz.
• Tek dilekçe, tek talep: Kart sorunu ile havuz kuralı itirazını aynı kâğıda yazmayın. Biri yöneticinin günlük işidir, diğeri kurulun.

Site yönetiminin ya da kurulun kararlarının, malikler kadar onların haleflerini de bağladığını unutmayın (KMK m.32). Yeni taşındıysanız ilk iş olarak yönetimden site kurallarının ve yönetim planının bir örneğini isteyin; birçok sorun daha başlamadan çözülür.

Kamera kaydı istemek: Saklanmasını isteyin, teslimini değil

Aracınız site otoparkında çizildi, bisikletiniz çalındı ya da bir tartışma yaşandı. İlk aklınıza gelen kamera kaydını izlemek olur. Burada iki şeyi ayırmanızı öneririm: kaydın saklanması ve kaydın size verilmesi.

Kayıtlar başka sakinlerin görüntülerini de içerir. Yönetim bu yüzden kaydı doğrudan size vermekten kaçınabilir ve bunda haklı da olabilir. Ama kaydın silinmeden saklanmasını istemek ve bunu yazılı yapmak her zaman mümkündür. Kayıt saklanırsa, olayı kolluğa bildirdiğinizde kolluk ya da savcılık kaydı yönetimden ister. Olayı nasıl bildireceğinizi polis şikâyet dilekçesi sayfasında anlattım.

Tersi bir durumla da karşılaşabilirsiniz: Komşunuzun ya da yönetimin kamerası dairenizin içini ya da balkonunuzu görüyor. Bu durumda talebiniz kameranın açısının değiştirilmesidir. Yönetim yanıt vermezse kişisel verilerinizle ilgili başvuru yolları için kişisel veriler şikâyet dilekçesi sayfasına bakabilirsiniz.

Tesis kuralı size uymuyorsa: Talep değil, gündem önerisi

Havuzun yalnızca belirli saatlerde açık olması, misafir sayısının sınırlanması, spor salonuna çocukların alınmaması... Bu kurallar çoğu zaman bir kurul kararından ya da yönetim planından gelir. Yöneticiye "bu kural yanlış, kaldırın" diye yazdığınızda yönetici size haklı olarak "bunu ben değiştiremem" cevabını verir.

Böyle bir durumda dilekçenizin konusu kuralın kaldırılması değil, kuralın bir sonraki toplantıda yeniden görüşülmesi olmalıdır. Gerekçenizi kısa tutun ve somut bir öneri yazın: "Hafta sonları havuzun açılış saatinin bir saat öne çekilmesi" gibi. Önerinize katılan komşularınızın imzasını eklerseniz yöneticinin konuyu gündeme almaması zorlaşır.

Yönetim planındaki bir kuralı değiştirmek ise ayrı bir çoğunluk ister. 7579 sayılı Kanunla toplu yapılarda yönetim planının değiştirilmesi için aranan oran beşte dörtten üçte ikiye indirildi (KMK m.70). Kural planda yazılıysa önerinizi bu çoğunluğu düşünerek hazırlayın.

Cevap gelmezse ne yaparsınız?

Dilekçenizi iki nüsha hazırlayıp yönetim ofisine verin, birine teslim imzası alın. Ofis yoksa ya da teslim almıyorsa yönetimin adresine iadeli taahhütlü posta gönderin. Profesyonel yönetim şirketiyle çalışılıyorsa şirketin kurumsal e-posta adresine de gönderin ve gönderimin kaydını saklayın.

Belirttiğiniz süre içinde cevap gelmezse önünüzde üç adım var. Önce aynı talebi denetçiye ya da denetim kuruluna bildirin; denetçi yönetimi denetlemekle görevlidir. Sonra talebinizin bir sonraki kat malikleri kurulu toplantısında görüşülmesini isteyin; kanuna göre kullanım ve yönetimden doğan uyuşmazlıkları önce kurul çözer (KMK m.32). Bu da sonuç vermezse kat mülkiyeti uyuşmazlığı olarak arabulucuya başvurulur; arabuluculuk kanundaki azami süreyle 3 hafta, zorunlu hâlde 1 hafta uzatılarak sonuçlanır. Toplantı takvimi ve arabulucunun süresi birer üst sınırdır; uygulamada sitenize ve iş yüküne göre değişir.

Yönetim cevap vermemekle kalmayıp görevini sürekli savsaklıyorsa konu bir talep olmaktan çıkar ve yöneticinin denetlenmesi konusuna dönüşür. O aşamayı yönetici şikâyet dilekçesi sayfasında ele aldım.

Site yönetimine dilekçe örnekleri

İki örnek hazırladım: Biri yeni taşınan bir kiracının kart ve taşınma günü talebi, diğeri bir olaydan sonra kamera kaydının saklanması talebi.

Örnek 1'i ne zaman kullanırsınız? Siteye kiracı olarak taşınıyorsunuz; kartınızın ve aracınızın tanımlanmasını, taşınma günü de nakliye aracının içeri alınmasını istiyorsunuz.

Bu örnekte şuna dikkat edin: İki talep aynı dilekçede ama ikisi de yöneticinin günlük yetkisinde, bu yüzden birlikte yazılabilir. Taşınma saatini net verdim; güvenlik biriminin elinde açık bir talimat olur. Ev sahibinin onayını isteyen bir site kuralı varsa onun yazısını da ekleyin.

Örnek 2'yi ne zaman kullanırsınız? Site içinde bir olay yaşandı ve kamera kaydının, kolluk isteyene kadar silinmemesini istiyorsunuz.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Kaydın bana verilmesini değil, saklanmasını ve resmî makama teslimini istedim. Bu, yönetimin kişisel veri kaygısıyla geri çevirebileceği bir talep değildir. Saat aralığını dar tutun; "bütün gün" diye yazarsanız arama zorlaşır.

Kimler verebilir, kime yazdırabilirsiniz?

Site yönetimine günlük talepleri kat malikleri de, sitede oturan kiracılar da verebilir; kart, giriş ve tesis kullanımı sitede yaşayan herkesi ilgilendirir. Kurul kararı gerektiren konularda ise söz hakkı malikindir; kiracı talebini ev sahibi aracılığıyla kurula taşır. Ev sahibinizle aranızdaki kart ya da tesis kullanımı tartışması kira ilişkisinin konusudur.

Kimden destek alırsınız?

Bu sayfadaki talep dilekçelerini çoğu kişi kendisi yazabilir; yönetim ofisinin hazır bir başvuru formu bile olabilir. Ama form ihtiyacınızı karşılamıyorsa, talebiniz reddedildiyse ya da işin içinde bir zarar ve kolluk başvurusu varsa düzgün kurulmuş bir metin fark yaratır. Uyuşmazlık davaya dönerse bir avukatla ilerlemenizi öneririm.

Bizler site yönetimine verilecek dilekçeleri sitenizin kurallarına ve yaşadığınız olaya göre hazırlıyoruz. Arzuhalci ya da dilekçe yazdıran yerler arasında seçim yaparken metnin size özel kurulmasına dikkat edin. Durumunuzu anlatmak için 0551 837 30 04 numarasını arayabilirsiniz; ön görüşme ücretsizdir.

Yönetim size cevap vermiyor, siz de ne yazacağınızı bilemiyorsanız dilekçe yazdırmak zaman kazandırır; yazışmanın en baştan doğru kurulması, sonraki adımlarda elinizi güçlendirir. Otoparkta kurala uymayan bir komşunuz varsa otopark şikâyeti ayrı yazılır.

Sık sorulan sorular