Yıllık İzin Dilekçesi Yazdır: Tarihi Seçin, Onayı Yazılı Alın

Yıllık izin dilekçesi, bir işçinin işverene yazdığı en sıradan yazılardan biridir. Sıradan olduğu için de çoğu zaman özensiz yazılır: "15 gün izin istiyorum" denir, onay sözlü verilir, dönüş günü belirsiz kalır. Sorun ise izinden döndüğünüz gün ortaya çıkar. "Senin iznin onaylanmamıştı" cümlesini duymamak için bu dilekçenin birkaç satırına dikkat etmeniz yeterli.

İzne çıkmadan önce: Elinizde hangi bilgiler olmalı?

Dilekçeyi yazmadan önce üç bilgiyi netleştirin. Birincisi, kaç gün izin hakkınızın kaldığıdır; bunu bordronuzdan, personel sisteminden ya da insan kaynaklarından öğrenebilirsiniz. İkincisi, izni hangi tarihler arasında kullanmak istediğinizdir. Üçüncüsü, işe hangi gün döneceğinizdir.

Gün sayınızdan emin değilseniz önce onu çözün. Kıdeminize ve yaşınıza göre 14, 20 ya da 26 gün hakkınız olabilir; hesabın nasıl yapıldığını ve eksik tanımlanan günlerin nasıl düzelttirileceğini senelik izin dilekçesi sayfasında ayrıntılı anlattım. Bu sayfada gün sayınızın doğru olduğunu varsayarak ilerliyorum.

Yıllık izin dilekçesinde dikkat edilmesi gerekenler

İzin talebi için kanunda bir başvuru süresi yok; işyerinizin iç kuralları genellikle "en az şu kadar gün önce bildirin" der. Bu kuralı personel yönetmeliğinizden ya da iş sözleşmenizden öğrenin ve dilekçenizi o süreye uygun tarihte verin. Erken vermek size her zaman avantaj sağlar; çünkü yaz ayları ve bayram öncesi gibi dönemlerde birden fazla işçi aynı tarihleri ister.

• Başlangıç ve dönüş tarihini ayrı yazın. "[gg.aa.yyyy] – [gg.aa.yyyy] tarihleri arasında izinli olup [gg.aa.yyyy] günü işbaşı yapacağım" cümlesi, dönüş gününü tartışmasız kılar.
• Gün sayısını yazın. Takvimde aradaki hafta tatillerini düştükten sonra kaç izin günü kullandığınızı belirtin. Bu rakam izin bakiyenizden düşülecek rakamdır.
• Bir alternatif önerin. İşveren ilk tarihinizi kabul edemeyecek durumdaysa, ikinci bir dönem önermeniz hem uzlaşmayı kolaylaştırır hem de sizin iyi niyetinizi kayda geçirir.
• İzin adresini ve ulaşılabileceğiniz numarayı ekleyin. İşyerinde acil bir durum olursa size ulaşılabilir; bu satır izin sırasında "kayboldu" iddiasının da önüne geçer.
• Onayı yazılı isteyin. Dilekçenin son cümlesi talebinizin onaylanıp onaylanmadığının size yazılı bildirilmesini istesin. Sözlü "tamam" yeterli değildir.

İzni bölmek istiyorsanız

İzninizi tek seferde değil, birkaç parçada kullanmak istiyorsanız dilekçede bunu açıkça belirtin ve her parçanın tarihlerini ayrı satırda yazın. İzin parçalarının nasıl bölünebileceği işyerinizdeki uygulamaya ve tarafların anlaşmasına bağlıdır; bu yüzden "iznimin bölünmesini talep ediyorum" yerine "iznimi şu iki dönemde kullanmak istiyorum" diye somut bir öneri yazın.

Dilekçe kime ve nasıl verilir?

Yıllık izin dilekçesi işverene verilir: bağlı olduğunuz birim amirine, insan kaynaklarına ya da işyeri yönetimine. Büyük işyerlerinde izinler önce birim amirinin onayından, sonra insan kaynaklarından geçer; dilekçenin üst kısmında kime hitap ettiğinizi bu sıraya göre seçin.

• Personel portalı: İşyerinizde izinler elektronik sistemden isteniyorsa önce oradan girin. Sistem onay bildirimini e-postayla gönderiyorsa o e-postayı saklayın.
• Kâğıt dilekçe: İki nüsha hazırlayın. Birini teslim edin, diğerine teslim alanın imzasını ve tarihi aldırın. Onaylanırsa onaylı bir kopyasını isteyin.
• E-posta: Küçük işyerlerinde en pratik yoldur. Konu satırına "Yıllık izin talebi – [Ad Soyad] – [tarihler]" yazın; işverenin "uygundur" cevabını silmeyin.

Bu yazı kısa olduğu için birçok işçi kendisi hazırlar. Yine de her şeyi doğru sırayla koymak istiyorsanız, aşağıdaki örneklerden yola çıkabilir ya da "bana bir dilekçe yaz" diye bize ulaşabilirsiniz.

Cevap ne zaman gelir, gelmezse ne yapılır?

İş Kanunu, işverenin yıllık izin talebine kaç gün içinde cevap vereceğine dair bir gün sayısı koymaz. Cevap süresi işyerinin iç kurallarına ve izin planlamasına bağlıdır. İşyerinde bir izin planı ya da izin çizelgesi hazırlanıyorsa, talebiniz o plan yapılırken değerlendirilir.

Talebinize makul bir süre içinde cevap gelmezse ya da talep sözlü olarak "şimdi olmaz" diye geçiştirilirse, bunu yazılı hâle getirin. Aşağıdaki ikinci örnek tam olarak bu durum içindir. İznin hiç kullandırılmaması tekrar eden bir hâle geldiyse, işverene karşı resmî şikâyet yolu da açıktır; hangi kurumun bu konuya baktığını işveren şikâyet dilekçesi sayfasında anlattım.

Kamu kurumlarına yapılan şikâyetlerde ise süre bellidir: 3071 sayılı Kanun'un 7. maddesine göre kurum en geç 30 gün içinde cevap verir. Şikâyetinizi Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi üzerinden yapacaksanız CİMER şikâyet dilekçesi sayfası işinize yarar. Bu süreler azami sürelerdir; kurumun iş yüküne göre cevap daha önce gelebilir.

İzin sırasında ve dönüşte çıkan sorunlar

İzin onaylandıktan sonra da bazı durumlar yeni bir yazı gerektirir. En sık karşılaştıklarım üç tanedir: izin sırasında işyerinden çağrılmak, dönüşü birkaç gün uzatmak istemek ve dönüşte izin bakiyesinin yanlış düşülmüş olması.

İşyerinden çağrıldıysanız

Acil bir iş nedeniyle izniniz yarıda kesildiyse, işe döndüğünüz gün kısa bir yazıyla bunu kayda geçirin: hangi gün çağrıldığınızı, kaç gün izin kullandığınızı ve kaç günün kullanılmadan kaldığını yazın. Kullanılmayan günlerin izin bakiyenize geri eklenmesini isteyin. Bu yazıyı vermezseniz sistem izni planlandığı gibi kullanılmış sayabilir.

Dönüşü uzatmak istiyorsanız

Kalan izin günleriniz varsa ve dönüşü birkaç gün ertelemek istiyorsanız, bunu izin bitmeden önce yazılı olarak isteyin ve onayı bekleyin. Onay gelmeden dönmemek, izin süresinin dışında kalan günler için devamsızlık sayılabilir. Kalan izin gününüz yoksa uzatma talebi artık yıllık izin değil, başka türde bir izin talebidir.

Dönüşte bakiyeniz yanlış düşüldüyse

İzinden döndükten sonra personel sistemine bakın. Hafta tatilleri ya da resmî tatil günleri de izin gününden düşülmüş olabilir. Böyle bir durumda kullandığınız gün sayısını tarihleriyle gösteren kısa bir düzeltme talebi verin; aradaki farkın bakiyenize eklenmesini isteyin.

Yıllık izin dilekçe örnekleri

İki örneği, izin isteyen bir işçinin en sık karşılaştığı iki ana göre yazdım: talebi ilk kez yazmak ve sözlü olarak geri çevrilen talebi yeniden yazılı hâle getirmek.

Örnek 1'i ne zaman kullanırsınız? İzin tarihlerinizi belirlediniz, işyerinin iç kuralına uygun sürede talepte bulunuyorsunuz ve işverene bir de alternatif sunmak istiyorsunuz.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Alternatif dönem, işverenin "o tarih olmaz" deyip konuyu kapatmasını zorlaştırır. İkinci dönemi gerçekten kullanabileceğiniz bir tarih olarak seçin; yalnızca göstermelik bir alternatif yazmayın.

Örnek 2'yi ne zaman kullanırsınız? İzin talebinizi verdiniz ama size sözlü olarak "iş yoğun, şimdi olmaz" denildi. Ne zaman izin kullanabileceğinizi bilmiyorsunuz ve bunun kayda geçmesini istiyorsunuz.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Dilekçe işvereni suçlamıyor; yalnızca olanı tarihleriyle yazıyor ve yeni bir tarih istiyor. Sözlü reddi kimin, hangi gün söylediğini mutlaka belirtin. Bu satır, ileride iznin kullandırılmadığını göstermeniz gerekirse en değerli satır olur.

Bu dilekçeyi kim verir, kime yazdırabilirsiniz?

Yıllık izin dilekçesini izni kullanacak işçi kendisi verir. Vekâletle verilmesi gereken bir yazı değildir; işyerinin kendi formu varsa o formu doldurmanız da çoğu zaman yeterlidir. Kamu kurumunda memur olarak çalışıyorsanız süreler ve onay makamı farklıdır; o durumda memur izin dilekçesi sayfasından başlayın.

Kimden destek alırsınız?

Örnek 1 gibi bir talebi hemen herkes kendisi yazabilir. Destek ihtiyacı genellikle ikinci aşamada doğar: izin reddedildiğinde, kullandırılmadığında ya da işveren izni kendi belirlediği tarihlerde kullanmaya zorladığında. Bu noktada dilin tonu önem kazanır. İşyerinizde sendika temsilcisi varsa ondan görüş isteyebilirsiniz. Mahalle aralarındaki bir dilekçe yazdırma bürosu metni hazırlayabilir, ama izin geçmişinizi ve işyerinizdeki uygulamayı bilmeden yazılan bir metin çoğu zaman genel kalır. Sorun işten ayrılma ya da fesih noktasına geldiyse, bir iş hukuku avukatına danışmanızı öneririm.

Bizler izin talebinizi, işyerinizdeki onay sırasına ve izin geçmişinize göre hazırlıyoruz. 0551 837 30 04 numarasından bize ulaşın; talebiniz ilk kez mi yazılıyor, yoksa reddedilen bir talebi mi yeniliyorsunuz, birlikte netleştirelim. Ön görüşme ücretsizdir.

İzin günleriniz bittiği hâlde işten bir süre uzak kalmanız gerekiyorsa yıllık izin yerine başka bir yol düşünmek gerekir; bunun için ücretsiz izin dilekçesi sayfasına bakın. İşten ayrılırken kullanmadığınız günler kalırsa, bunların karşılığının nasıl hesaplanacağını yıllık izin ücreti dilekçesi sayfasında anlattım.

Sık sorulan sorular