Üniversite Dilekçesi Yazdır: Verdikten Sonra Takibi Nasıl Yapılır?

Üniversitede dilekçe vermek kolaydır; zor olan, verdiğiniz dilekçenin akıbetini takip etmektir. Pek çok öğrenci dilekçesini bölüm sekreterliğine bırakır, birkaç hafta bekler, sonra dilekçenin "kayıtlarda görünmediğini" öğrenir. Bu sayfa, üniversiteye yazdığınız her dilekçenin kayda girmesi, zamanında cevaplanması ve cevap gelmezse ne yapacağınız üzerine.

Dilekçeniz gerçekten verildi mi? Kayıt numarasının önemi

Bir dilekçenin hukuken var olabilmesi için kurumun kayıtlarına girmesi gerekir. Bölüm sekreterinin masasına bırakılan, bir hocanın eline tutuşturulan veya e-postayla gönderilen metin, çoğu zaman bu kaydı almaz. Kayıt yoksa cevap süresi başlamaz, cevap gelmediğinde de bunu kanıtlayamazsınız.

Üniversitelerde dilekçe genellikle üç yoldan kayda girer:

• Evrak birimi: Fakültenin veya rektörlüğün genel evrak birimine elden verilir. İki nüsha hazırlayın; birine tarih ve sayı yazdırıp saklayın.
• Öğrenci bilgi sistemi veya elektronik belge sistemi: Birçok üniversite dilekçeyi kendi çevrim içi sistemi üzerinden kabul eder. Gönderdiğinizde sistemin verdiği başvuru numarasını ve ekran görüntüsünü saklayın.
• İadeli taahhütlü posta: Başka bir şehirdeyseniz kullanılır. Postanın üniversiteye teslim tarihi, dilekçenin veriliş tarihi sayılır.

Hangi birime yazacağınız da önemlidir. Bölüm, dekanlık ve rektörlük arasındaki yetki ayrımını ve dekanlığa hitabı fakülte dilekçesi sayfasında; belge, kimlik ve diploma gibi kayıt işlerini öğrenci işleri dilekçesi sayfasında anlattım. Burada konunun takip kısmına odaklanıyorum.

Üniversite dilekçesinde dikkat edilmesi gerekenler

Tek dilekçe, tek talep

Üniversitede bir dilekçe, içeriğine göre bir birime havale edilir. İçinde hem ders kaydı sorunu hem burs talebi hem de bir hocadan şikâyet olan dilekçe, hangi birime gideceği belirsiz kaldığı için en yavaş cevaplanan dilekçedir. Her talebi ayrı bir dilekçeye yazın.

Kimlik ve iletişim bilgisi

3071 sayılı Kanun m.4'e göre bir dilekçede adınız, soyadınız, imzanız ve iş ya da ikametgâh adresiniz bulunmalıdır. Bu bilgiler eksik olan dilekçe, aynı kanunun m.6'sına göre incelenmeyebilir. Üniversite dilekçesinde bunlara öğrenci numaranızı, bölümünüzü ve size ulaşılabilecek bir telefon numarasını da ekleyin. Öğrenci e-posta adresinizi yazmak, cevabın size elektronik olarak ulaşmasını kolaylaştırır.

Tarih ve sayı zinciri

Aynı konuda ikinci bir dilekçe yazıyorsanız, ilk dilekçenizin tarih ve sayısını mutlaka belirtin. Bu zincir, üniversitenin konuyu bir kez daha sıfırdan incelemesini önler ve cevabın gecikmesini belgelemenizi sağlar.

Yargıya ait konular

Bir mahkemenin görevine giren bir konuyu üniversiteye dilekçeyle çözdürmeye çalışmayın. 3071 sayılı Kanun m.6'ya göre yargı mercilerinin görevine giren konulardaki dilekçeler incelenmez. Örneğin bir üniversite çalışanıyla yaşadığınız bir alacak anlaşmazlığı, dilekçeyle değil, mahkemede çözülür.

Üniversite ne kadar sürede cevap vermek zorunda?

Üniversiteler için 3071 sayılı Kanun dışında ayrı bir kanuni cevap süresi bulunmamaktadır. Bu kanunun m.7'sine göre üniversite, dilekçenizin sonucunu veya işlemin hangi aşamada olduğunu en geç 30 gün içinde, gerekçesiyle size bildirmek zorundadır. İşlem sürüyorsa size bir ara cevap verilebilir; sonuç ayrıca bildirilir.

Bu 30 günün bir de ikinci anlamı vardır. İYUK m.10'a göre idareye yaptığınız bir başvuruya 30 gün içinde cevap verilmezse, isteğiniz reddedilmiş sayılır. Buna "zımni ret" denir ve 30 günün bittiği günden itibaren idari dava açma süresi işlemeye başlar. Üniversite size kesin olmayan bir cevap verdiyse kesin cevabı bekleyebilirsiniz; ama bu bekleme başvurunuzdan itibaren 4 ayı geçemez.

30 gün bir azami süredir; birçok talep çok daha kısa sürede cevaplanır. Kurul kararı gerektiren konularda, örneğin fakülte yönetim kurulunun toplanmasını bekleyen bir talepte, cevap süreye yakın gelebilir. Süre, birimin iş yüküne ve dönemin yoğunluğuna göre değişir.

Cevap geldiğinde: ne yazdığını doğru okuyun

Üniversiteden gelen her yazı bir karar değildir. Gelen cevabı okurken önce şu soruyu sorun: Bu yazı talebimi sonuçlandırıyor mu, yoksa yalnızca işlemin sürdüğünü mü söylüyor? "Dilekçeniz ilgili birime havale edilmiştir" veya "konu fakülte yönetim kurulunda görüşülecektir" diyen bir yazı, ara cevaptır. Bu durumda sonucu ayrıca beklersiniz.

Kesin bir cevapta üç şeye bakın. Birincisi kararın tarihi ve sayısıdır; itiraz ederseniz bu bilgilere ihtiyacınız olacak. İkincisi gerekçedir; 3071 sayılı Kanun cevabın gerekçeli olmasını ister. "Talebiniz uygun görülmemiştir" diyen ve başka hiçbir şey söylemeyen bir cevap, gerekçe içermez; bu eksikliği bir üst makama başvurunuzda belirtebilirsiniz. Üçüncüsü yazının size ulaştığı tarihtir. Dava açma süresi bu tarihi izleyen günden başlar; zarfı, e-postayı veya sistem bildirimini atmayın.

Olumlu bir cevap aldıysanız da işin bittiğini varsaymayın. Kararın kaydınıza gerçekten işlendiğini öğrenci bilgi sisteminden birkaç gün sonra kontrol edin. Alınan bir kararın sisteme geç yansıması mümkündür; erken fark etmek, düzeltmeyi kolaylaştırır.

Karar size bildirilmediyse: örneğini isteyin

Bazen üniversite bir karar alır, ama karar size yazılı olarak bildirilmez. Notunuz değişir, kaydınız güncellenir, ama gerekçesini göremezsiniz. Bir karara itiraz edebilmek için önce kararın kendisini görmeniz gerekir.

Bunun için 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu'ndan yararlanabilirsiniz. Kendinizle ilgili bir yönetim kurulu kararının veya bir tutanağın örneğini bu kanuna dayanarak isteyebilirsiniz. Kanunun m.11'ine göre üniversite 15 iş günü içinde cevap verir; başka bir birimin görüşü gerekiyorsa bu süre 30 iş günüdür ve uzatma size yazılı bildirilir. Bilgi edinme başvurusunun nasıl yazılacağını bilgi edinme başvurusu dilekçesi sayfasında ayrıca anlattım. Talebiniz reddedilirse, ret kararının tebliğinden itibaren 15 gün içinde Bilgi Edinme Değerlendirme Kurulu'na itiraz edebilirsiniz.

Kim yazabilir, kime yazdırabilirsiniz?

Üniversite öğrencisi, reşit olduğu için kendi adına dilekçe verir. Yurt dışındaysanız veya bizzat başvuramıyorsanız, bir yakınınız vekâletnameyle başvurabilir. Aday öğrenciler, mezunlar ve kaydı silinmiş eski öğrenciler de kendileriyle ilgili konularda üniversiteye yazabilir. Üniversite dilekçesi için avukat gerekmez; avukat ihtiyacı, iş idare mahkemesine taşındığında doğar.

Bu dilekçeyi kime yazdırabilirsiniz?

Seçenekleriniz: Kendiniz yazabilirsiniz; bölüm sekreterliği ve öğrenci işleri, hangi birime yazacağınız konusunda yardımcı olur. Birçok üniversitede öğrenci konseyi veya temsilciliği de yol gösterir. Arzuhalci kısa bir talep metnini yazar. Ama cevapsız kalmış bir dilekçenin takibinde, süre hesabı ve önceki yazışmaların doğru sıralanması önem kazanır.

Bizler bu dilekçeyi sizin için hazırlıyoruz. Önceki dilekçelerinizi ve aldığınız cevapları birlikte okuyup, sürelerin nerede olduğunu hesaplıyor ve bir sonraki adımı belirliyoruz. Size özel dilekçe yazımı için Türkiye'nin her yerinden online çalışıyoruz. Durumunuzu anlatmak için 0551 837 30 04 numarasını arayın; ön görüşme ücretsizdir.

Üniversite içinde sonuç alamazsanız

Bölüm ve dekanlıktan cevap alamadıysanız ya da olumsuz cevap aldıysanız, bir üst basamak rektörlüktür. Rektörlüğe yazılacak üst makam başvurusunun dava süresine etkisini rektörlüğe dilekçe sayfasında anlattım.

Üniversite içi yollar tükendiyse iki başvuru yeri daha vardır. Kamu Denetçiliği Kurumu, 6328 sayılı Kanun m.17'ye göre idari başvuru yolları tükendikten sonra, idarenin cevabının tebliğinden itibaren 6 ay içinde ücretsiz başvuru kabul eder; dava süresi içinde yapılan başvuru dava açma süresini durdurur. CİMER ise başvurunuzu ilgili kuruma iletir ve kendi açıklamasına göre en geç 30 gün içinde sonuçlandırır. CİMER başvurusunun nasıl yazılacağını CİMER başvuru dilekçesi sayfasında anlattım.

Karar örneği isteme ve hatırlatma için iki örnek

İlk örnek, kendisiyle ilgili bir yönetim kurulu kararının örneğini bilgi edinme yoluyla isteyen bir öğrenci için. İkincisi, 30 günü geçmiş bir dilekçenin akıbetini soran ikinci dilekçe.

Örnek 1'i ne zaman kullanırsınız? Kaydınızda bir değişiklik olduğunu gördüyseniz ama bu değişikliğe dayanak olan karar size bildirilmediyse.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Dilekçe hangi belgeyi istediğini açıkça yazıyor; "kaydımla ilgili tüm belgeler" gibi belirsiz bir talep, cevabı geciktirir. Değişikliği nerede ve ne zaman fark ettiğiniz belirtilmiş. Bu dilekçe karara itiraz etmiyor; yalnızca kararı istiyor. İtirazı, kararı gördükten sonra ayrı bir dilekçeyle yaparsınız.

Örnek 2'yi ne zaman kullanırsınız? Bir dilekçe verdiniz, 30 gün geçti ve ne ara cevap ne sonuç geldi.

Bu örnekte şuna dikkat edin: İkinci dilekçe, ilk dilekçeyi yeniden yazmıyor; yalnızca tarih ve sayısını veriyor ve özetliyor. Ton sitemli değil; kanuni bir hakkı hatırlatıyor. Bu dilekçe, zımni retten sonraki dava süresini durdurmaz; dava açmayı düşünüyorsanız süreyi ayrıca hesaplayın.

Üniversiteye yazacağınız dilekçeyi bize hazırlatmayı düşünüyorsanız, dilekçe yazdırma ücreti ve hizmetin nasıl işlediğiyle ilgili bilgileri ana sayfada bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular