Öğrenci İşleri Dilekçesi Yazdır: Kayıt Bilgisi, Belge ve İlişik Kesme

Üniversitede iki tür birim vardır: karar veren birimler ve kaydı tutan birim. Fakülte yönetim kurulu dersinizi, sınavınızı, muafiyetinizi karara bağlar. Öğrenci işleri daire başkanlığı ise bu kararları kaydınıza işler, belgenizi düzenler, diplomanızı basar. Dilekçenizi doğru yere vermek için önce bu ayrımı bilmeniz gerekir; bu sayfa, kaydı tutan birime yazılan dilekçeler hakkında.

Öğrenci işleri neye bakar, neye bakmaz?

Öğrenci işleri daire başkanlığı, rektörlüğe bağlı idari bir birimdir. Sınav notunuzu değiştiremez, ders muafiyetinize karar veremez. Bu konulardaki dilekçenizi öğrenci işlerine verirseniz, büyük ihtimalle fakülteye geri gönderilir ve aradan haftalar geçer. Buna karşılık şu işlerde doğrudan muhatabınız öğrenci işleridir:

Üniversitenizin hangi işi hangi birime verdiğini, öğrenci işleri daire başkanlığının internet sayfasındaki "sık kullanılan formlar" bölümünden görebilirsiniz. Birçok üniversite bu işler için hazır form kullanır; form varsa dilekçe yerine formu doldurun, dilekçeyi ancak formun karşılamadığı bir durum için yazın.

Öğrenci işleri dilekçesinde dikkat edilmesi gerekenler

Süre çoğu işte yok, bazı işlerde kritik

Belge talebi ve kimlik bilgisi düzeltmesi için belirli bir süre yoktur; ne zaman fark ederseniz o zaman başvurursunuz. Ama kimlik bilgisindeki değişikliği mezuniyetten önce bildirmek, diplomanın doğru adla basılması için önemlidir. Diploma basıldıktan sonra yapılan düzeltme daha uzun ve belgeli bir süreç gerektirir. Kayıt sildirmede ise süre değil, zamanlama önemlidir: dönemin hangi gününde ilişik kestiğiniz, harç ve katkı payı hesabını etkileyebilir. Bunu üniversitenizin yönetmeliğinden ya da öğrenci işlerinden sorun.

Kimlik değişikliğini belgeyle bildirin

Evlilik, boşanma veya mahkeme kararıyla adınız ya da soyadınız değiştiyse, nüfus kaydınız güncellenir ama üniversite bunu her zaman kendiliğinden görmez. Dilekçeye yeni kimlik kartınızın fotokopisini ve değişikliği gösteren nüfus kayıt örneğini ekleyin. Değişiklik mahkeme kararıyla olduysa kararın bir örneğini de ekleyin. Soyadı değişikliğinin mahkemedeki aşamasını soyadı değişikliği dilekçesi sayfasında anlattım.

Kayıt sildirme geri alınmaz

Kendi isteğinizle kaydınızı sildirdiğinizde öğrenciliğiniz sona erer. Aynı programa geri dönmenin yolu çoğu zaman yeniden sınava girmektir. Ara vermek istiyorsanız silme değil dondurma isteyin; dondurmanın şartlarını kayıt dondurma dilekçesi sayfasında anlattım. Başka bir üniversiteye geçmek istiyorsanız, yeni yerdeki kaydınız kesinleşmeden eski kaydınızı sildirmeyin; yatay geçişte genellikle sizden kayıt sildirme yerine geçiş belgesi istenir. Bu süreç yatay geçiş dilekçesi sayfasında.

Belge talebinde belgenin nereye verileceğini yazın

Öğrenci belgesi ve transkript çoğu zaman e-Devlet'ten ya da öğrenci bilgi sisteminden alınır. Dilekçeyle belge istemeniz gereken durumlar genellikle özeldir: ıslak imzalı ve mühürlü belge isteyen bir yurt dışı kurumu, İngilizce transkript, ders içeriklerinin onaylı örneği ya da geçmiş yıllara ait bir belge. Bu dilekçelerde belgenin hangi kuruma verileceğini yazın. Öğrenci işleri, belgenin dilini, kaç nüsha düzenleneceğini ve onay şeklini buna göre belirler. "Bir adet transkript istiyorum" diye yazılan dilekçe, istediğiniz biçimde olmayan bir belgeyle sonuçlanabilir.

Belgeyi kendiniz alamayacaksanız, dilekçede teslim alacak kişiyi adıyla ve kimlik numarasıyla yazın. Bu yetki meselesini ve yurt dışındaki öğrencinin yakınına belge teslim ettirmesini öğrenci dilekçesi sayfasında örnekle anlattım.

Bursunuzu ve yurdunuzu ayrıca bildirin

Öğrenci işleri, kaydınızın silindiğini burs veren kuruma ya da yurt yönetimine sizin adınıza bildirmez. Bildirmezseniz, ilişik kestikten sonra yatırılan burslar sonradan geri istenebilir. Kayıt sildirme dilekçesini verdiğiniz hafta, burs veren kuruma da kısa bir yazı gönderin. Bunun için ayrıntılı bir metne gerek yok; ilişik kesme tarihinizi bildiren kısa bir kuruma talep dilekçesi yeterlidir. Yazının bir kopyasını saklayın; ileride geri ödeme tartışması çıkarsa bildirimi zamanında yaptığınızı bu kopyayla gösterirsiniz.

Bu dilekçeyi kim verir, ne zaman avukat gerekir?

Öğrenci işleri dilekçelerini öğrencinin kendisi verir; reşit bir öğrenci adına veli dilekçe veremez. Mezun olduktan sonra diploma talebinde de başvuru sahibi mezunun kendisidir. Diplomayı bir başkası teslim alacaksa, üniversiteler genellikle noter vekâletnamesi ister; çünkü diploma tek nüsha düzenlenir.

Bu dilekçelerin hiçbiri avukat gerektirmez. Avukatlık ancak, örneğin üniversite kimlik bilginizi belgeye rağmen düzeltmeyi reddederse ya da diplomanızı vermekten kaçınırsa, idari dava aşamasında gündeme gelir. O aşamaya gelmeden önce idareye yazılı başvuru yapmış olmanız, ileride dava açacak olsanız bile işinizi kolaylaştırır.

Öğrenci işleri dilekçesini kime yazdırabilirsiniz?

Belge talebi gibi basit işler için kendiniz dilekçe yazabilirsiniz; çoğu zaman üniversitenin hazır formu da yeterlidir. Öğrenci işlerindeki görevliler, hangi belgenin ekleneceğini size söyleyebilir. Arzuhalci kısa bir metni hazırlar. Kayıt sildirme ya da diploma sorunu gibi sonuçları ağır işlerde ise metnin doğru kurulması önemlidir.

Bizler bu dilekçeyi sizin için hazırlıyoruz. Kayıt sildirmeden önce askerlik, burs ve harç tarafını da konuşup dilekçeyi ona göre yazıyoruz. Durumunuzu anlatmak için 0551 837 30 04 numarasını arayın; ön görüşme ücretsizdir.

Nereye ve nasıl teslim edilir?

Dilekçeyi "[Üniversite Adı] Rektörlüğü Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına" hitabıyla yazın. Bazı üniversitelerde kayıt sildirme dilekçesi önce fakülteye verilir, fakülte onu öğrenci işlerine gönderir. Üniversitenizin hangi yolu kullandığını öğrenci işlerinin sayfasından kontrol edin.

• Elden: Öğrenci işleri bankosuna veya genel evrak birimine iki nüsha; birine kayıt tarihi ve sayısı yazdırılır.
• Öğrenci bilgi sistemi veya e-Devlet: Pek çok üniversite belge talebini ve bazı başvuruları bu kanallardan alıyor. Başvuru ekranının çıktısını saklayın.
• İadeli taahhütlü posta: Mezun olup başka şehre taşındıysanız kullanabilirsiniz. Diplomanın postayla gönderilip gönderilmeyeceğini önceden sorun; birçok üniversite diplomayı yalnızca elden teslim eder.

Askerlik şubesi ya da işvereniniz sizden öğrenim durumunuzu gösteren bir belge istiyorsa, öğrenci belgesi çoğu zaman yeterlidir. Askerlik tarafında farklı bir belge gerekiyorsa askerlik durum belgesi dilekçesi sayfasına bakabilirsiniz.

Cevap ne zaman gelir?

Devlet üniversiteleri kamu kurumudur ve 3071 sayılı Kanun m.7 onlar için de geçerlidir: dilekçenize en geç 30 gün içinde gerekçeli cevap verilmesi gerekir. YÖK veya üniversiteler için ayrıca belirlenmiş bir kanuni süre yoktur. Belge talepleri çoğu zaman bu sürenin çok altında karşılanır; kimlik düzeltmesi ve diploma işlemleri ise rektörlük onayı gerektirdiğinden daha uzun sürebilir. Bu süreler iş yüküne göre değişir, bir garanti değildir.

Mezuniyet döneminde öğrenci işlerinin iş yükü belirgin biçimde artar. Diploma, diploma eki ve kimlik düzeltmesi gibi talepleri mezuniyet haftalarına bırakmayın; son dönemin başında verirseniz hem düzeltme diplomaya yetişir hem de bir eksik çıkarsa tamamlamak için zamanınız olur.

30 gün geçtiği hâlde cevap gelmezse, dilekçenizin kayıt tarihini ve sayısını belirterek ikinci bir dilekçe verin. Talebiniz bir hakkın verilmesine yönelikse, İYUK m.10'a göre 30 günlük sessizlik ret sayılır ve 60 günlük dava süresi bu tarihten itibaren işler. Diploma ve kimlik düzeltmesi gibi işlerde nadiren bu noktaya gelinir, ama tarihleri takip etmek sizin elinizdedir.

Kimlik düzeltmesi ve kayıt sildirme için iki örnek

İlk örnek, öğrenciyken soyadı değişen bir öğrencinin kayıtlarını güncelletmesi için. İkincisi, okulu bırakmaya karar vermiş bir öğrencinin kendi isteğiyle ilişik kesmesi için.

Örnek 1'i ne zaman kullanırsınız? Evlilik, boşanma veya mahkeme kararıyla soyadınız değişti ve diplomanızın yeni soyadınızla düzenlenmesini istiyorsanız.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Eski ve yeni soyadı birlikte yazılmış. Öğrenci işleri sizi eski soyadınızla kayıtlı bulacağı için, yalnız yeni soyadınızı yazarsanız kaydınızı bulmakta zorlanabilir. Diplomaya da açıkça değinilmiş; mezuniyete yakınsanız bu cümle önemlidir.

Örnek 2'yi ne zaman kullanırsınız? Okulu bırakmaya kesin karar verdiyseniz, dondurma veya geçiş seçeneklerini düşündüyseniz ve kaydınızın silinmesini istiyorsanız.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Gerekçe yazılmamış; kendi isteğinizle kayıt sildirirken gerekçe zorunlu değildir. "Sonuçları hakkında bilgi sahibiyim" cümlesi bilinçli bir karar verdiğinizi gösterir; bu cümleyi yazmadan önce askerlik ve burs tarafını gerçekten düşünmüş olun. Lise diplomasının iadesini aynı dilekçede istemek, ileride ikinci bir başvuru yapmanızı önler.

Durumunuz bu iki örneğe uymuyorsa, örneğin diplomanızı kaybettiyseniz ya da belgede yanlış bir bilgi gördüyseniz, bize anlatın; metni sizin durumunuza göre kuralım. Hizmetimizin nasıl işlediğini ve uygun fiyatlı dilekçe yazdırma seçeneklerini ana sayfada bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular