Kayıt Dondurma Dilekçesi Yazdır: Ara Vermeden Önce Bilmeniz Gerekenler

Kayıt dondurmak, öğrenciliğinizi bir süre askıya almak demektir. Bu süre içinde derse girmezsiniz, sınava girmezsiniz ve bu süre öğrenim sürenizden sayılmaz. Kulağa basit geliyor; ama kaydı dondurduğunuz gün yalnızca fakülteyle değil, bursunuzla, yurdunuzla ve askerlik ertelemenizle olan ilişkiniz de değişebilir. Bu yüzden dilekçeyi yazmadan önce sonuçlarını düşünmenizi isterim.

Kayıt dondurmanın kuralları kimde yazılı?

Kayıt dondurma için ülke çapında tek bir kural yoktur. 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 44. maddesine göre kayıt, devam ve eğitim-öğretime ilişkin hususlar YÖK'ün temel ilkelerine uygun olarak üniversite senatolarınca belirlenir. Yani kayıt dondurmanın hangi nedenlerle, en fazla ne kadar süreyle ve hangi dönemde istenebileceği, okuduğunuz üniversitenin önlisans-lisans eğitim-öğretim yönetmeliğinde yazılıdır.

Bu yüzden internette okuduğunuz "en fazla şu kadar dönem dondurulabilir" gibi genel cümlelere güvenmeyin. Üniversitenizin internet sitesindeki yönetmeliği açın ve "kayıt dondurma" ya da "kayıt dondurma ve izin" başlıklı maddeyi bulun. Bu maddede genellikle üç şey yazar: kabul edilen nedenler, başvuru zamanı ve azami süre.

Kayıt dondurma dilekçesinde dikkat edilmesi gerekenler

Zamanlama: dönem başı ile dönem içi farklıdır

Kanunda kayıt dondurma için bir süre yoktur; süre yönetmelikte yazar. Çoğu yönetmelik iki durumu ayırır. Önceden bilinen nedenlerde, örneğin maddi bir sıkıntı ya da planlanmış bir tedavide, başvuru dönem başında, kayıt yenileme veya ders kayıt haftasında yapılmalıdır. Dönem içinde aniden ortaya çıkan nedenlerde, örneğin bir kaza ya da ağır bir hastalıkta, yönetmelikler genellikle olayın ardından belirli bir süre içinde başvuru imkânı tanır.

Dönem ortasında, sınavlarınızın kötü geçtiğini gördükten sonra kayıt dondurmak isteyen öğrencilerle sık karşılaşıyorum. Komisyonlar bunu genellikle hemen fark eder. Gerekçeniz gerçek ve belgeliyse zamanlama sorun olmaz; ama dilekçeyi gerekçenin ortaya çıktığı ilk günlerde vermek, kararı veren kurula da olayın gerçekliğini anlatır.

Gerekçe ve belge

Kabul edilen nedenler yönetmelikte sayılır. En sık rastlananlar ve genellikle istenen belgeler şunlardır:

Belgeyi dilekçeyle birlikte verin. Sağlık raporunda tedavi süresinin yazmasına dikkat edin; kurul, dondurma süresini çoğu zaman bu süreye göre belirler.

Belgeniz yurt dışında düzenlendiyse, fakültenin istediği tercüme ve onay şartlarını önceden sorun. Tercümesi olmayan bir yabancı rapor, kurulda "eksik belge" gerekçesiyle bekletilebilir. Belge henüz elinize geçmediyse, dilekçeyi yine süresinde verin; belgenin hangi tarihte sunulacağını dilekçede belirtin ve geldiği gün ek bir dilekçeyle teslim edin.

Kayıt dondurma mı, izinli sayılma mı?

Bazı yönetmelikler "kayıt dondurma" ile "izinli sayılma"yı ayrı ayrı düzenler. Kısa süreli bir hastalıkta bütün dönemi dondurmak yerine, yalnızca o haftalardaki devamsızlığınızın mazeretli sayılmasını ve kaçırdığınız sınavlar için mazeret sınavı hakkı tanınmasını istemek daha avantajlı olabilir. Böylece dönemi kaybetmezsiniz. Dilekçeyi yazmadan önce rapor sürenizi dönemin uzunluğuyla karşılaştırın: Rapor dönemin küçük bir bölümünü kapsıyorsa, danışmanınıza "dondurmak mı, mazeret mi" sorusunu sorun. Mazeret sınavı talebinin nasıl yazıldığını kardeş sayfada örnekle anlattım.

Süreyi açıkça yazın

"Kaydımın dondurulmasını istiyorum" demek yetmez. Hangi dönem ya da dönemler için istediğinizi yazın: "[Yıl] güz yarıyılı için" gibi. Süreyi yazmazsanız kurul sizin yerinize karar verir; bu da beklediğinizden kısa veya uzun bir süre olabilir.

Bursunuz, yurdunuz ve askerlik ertelemeniz ne olur?

Kayıt dondurma dilekçesi verirken en çok gözden kaçan bölüm burasıdır. Fakülte kaydınızı dondurur, ama bunu sizin adınıza başka kurumlara bildirmek zorunda değildir.

• Burs: Burs veren kurumların çoğu, kaydı dondurulan dönemde burs ödemez ve bunun bildirilmesini şart koşar. Bildirmezseniz, o dönemde ödenen burs sonradan geri istenebilir. Kaydınızı dondurduğunuz gün burs veren kuruma da kısa bir yazı gönderin. Geri ödeme istenirse izleyeceğiniz yolu burs itiraz dilekçesi sayfasında anlattım.
• Yurt: Devlet veya özel yurtta kalıyorsanız, kayıt dondurmanın yurt hakkınızı nasıl etkileyeceğini yurt yönetimine sorun ve ayrılış tarihinizi yazılı bildirin. Bunun için kısa bir kuruma talep dilekçesi yeterlidir.
• Askerlik: 7179 sayılı Askeralma Kanunu m.20/2'ye göre fakülte ve yüksekokul öğrencilerinin öğrenim ertelemesi 28 yaşını bitirdiği yılın sonuna kadar sürer. Kayıt dondurmanın bu ertelemeye etkisi, durumunuza göre değişebilir. Dilekçeyi vermeden önce e-Devlet'ten askerlik durumunuzu kontrol edin ve tereddüt varsa askerlik şubesine sorun. Gerekirse askerlik erteleme başvuru dilekçesi ile durumunuzu netleştirin.

Dönüşte sizi neler bekler?

Kayıt dondurma bittiğinde kaldığınız yerden devam edersiniz; ama "kaldığınız yer" her zaman aynı kalmaz. Ara verdiğiniz süre içinde bölümünüzün öğretim programı değişmiş olabilir. Bu durumda yeni programa intibakınız yapılır ve bazı dersleriniz farklı adlarla ya da farklı kredilerle karşınıza çıkar. Dönüş döneminin başında intibak kararınızı isteyin ve dikkatle kontrol edin.

Ayrıca dönüş, burs veren kurumu ve yurdu yeniden bilgilendirmeniz gereken andır. Dondurma sırasında askıya alınan bursun yeniden başlaması çoğu zaman sizin yazılı bildiriminize bağlıdır. Bildirmezseniz burs, kurum durumunuzu fark edene kadar yatırılmayabilir.

Kimler verir, kime yazdırabilirsiniz?

Dilekçeyi öğrencinin kendisi verir. Ağır bir hastalık nedeniyle kendiniz veremiyorsanız, imzaladığınız dilekçeyi bir yakınınız teslim edebilir. İmza atamayacak durumdaysanız, yakınınızın noterden alınmış bir vekâletnameyle sizin adınıza başvurması gerekebilir; bunu fakültenize sorun. Bu dilekçe için avukata ihtiyacınız yoktur.

Seçenekleriniz şunlar: Kendiniz yazabilirsiniz. Danışmanınız ve bölüm sekreterliği, yönetmelikteki nedenler ve süreler konusunda size en hızlı bilgiyi verir. Arzuhalci, durumunuzu yönetmelikteki nedenle eşleştiren kısa bir metin hazırlar.

Bizler bu dilekçeyi sizin için hazırlıyoruz. Hastanedeyseniz ya da başka bir şehirdeyseniz, belgelerinizi bize iletmeniz yeterli; online dilekçe yazdırma imkânıyla Türkiye'nin her yerinden çalışıyoruz. Durumunuzu anlatmak ve hangi belgeyle başvuracağınızı birlikte netleştirmek için 0551 837 30 04 numarasını arayın; ön görüşme ücretsizdir.

Nereye verilir, kaç günde sonuçlanır?

Kayıt dondurma dilekçesi, kayıtlı olduğunuz fakültenin dekanlığına veya yüksekokulun müdürlüğüne hitaben yazılır. Kararı genellikle fakülte veya yüksekokul yönetim kurulu verir. Dilekçeyi bölüm sekreterliğine ya da fakülte öğrenci işlerine verirsiniz; birçok üniversitede öğrenci bilgi sistemi üzerinden de başvuru alınıyor. Hitap ve teslim yeri konusunda tereddüt ediyorsanız fakülte dilekçesi sayfasındaki yetki tablosuna bakabilirsiniz.

• Elden: İki nüsha; birine evrak kayıt tarihi ve sayısı yazdırılır.
• Öğrenci bilgi sistemi: Belgeyi PDF olarak yükleyin, başvuru kaydını saklayın.
• İadeli taahhütlü posta: Hastanedeyseniz veya başka şehirdeyseniz kullanılabilir. Posta tarihi, başvuru süresi açısından tartışma yaratabileceğinden yönetmelikteki süreyi zorlamayın.

Üniversite bir kamu kurumu olduğu için 3071 sayılı Kanun m.7 geçerlidir: dilekçenize en geç 30 gün içinde gerekçeli cevap verilmesi gerekir. Kayıt dondurma kararları genellikle yönetim kurulunun ilk toplantısında alınır; bu süre kurulun toplantı takvimine bağlıdır ve bir garanti değildir. Karar çıkana kadar derslerinize devam edebiliyorsanız devam edin; talebiniz reddedilirse devamsızlıktan kalmazsınız.

Talebiniz reddedilirse, kararın kaldırılmasını rektörlükten isteyebilirsiniz. Bu başvuru İdari Yargılama Usulü Kanunu m.11 kapsamındadır ve 60 günlük dava açma süresini durdurur.

Sağlık ve ailevi neden için iki örnek

Birinci örnek, uzun süreli bir tedavi nedeniyle dönem başında kaydını dondurmak isteyen öğrenci için; ikinci örnek, dönem ortasında bakıma muhtaç hâle gelen bir yakını için kaydını dondurmak zorunda kalan öğrenci için.

Örnek 1'i ne zaman kullanırsınız? Tedavi süreniz belli ve dönem başlamadan ya da kayıt haftasında başvurabiliyorsanız.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Dilekçe hastalığın ayrıntısına girmiyor; tedavi süresini ve raporu söylüyor. Sağlık bilgileriniz özeldir; teşhisi dilekçeye yazmanız gerekmez, rapor yeterlidir.

Örnek 2'yi ne zaman kullanırsınız? Dönem ortasında bir yakınınız bakıma muhtaç hâle geldiyse ve bakımını üstlenecek başka kimse yoksa.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Olay tarihi yazılı; bu, dönem içindeki başvurunun olaydan hemen sonra yapıldığını gösteriyor. "Başka kimse yok" cümlesi, bu tür dilekçelerde kurulun soracağı ilk soruya önceden cevap veriyor.

Kendi durumunuz bu örneklere uymuyorsa, ekonomik veya askerlik gibi diğer nedenlere göre hazırlanmış örnekleri öğrenci kayıt dondurma dilekçesi sayfasında bulabilirsiniz. Hizmetimizle ilgili "dilekçe yazdırma ücreti ne kadar" sorusunun cevabı ana sayfamızda.

Sık sorulan sorular