Öğrenci Kayıt Dondurma Dilekçesi Yazdır: Maddi Sıkıntı ve Askerlik Nedeniyle

Kayıt dondurma denince çoğu kişinin aklına hastalık gelir. Oysa ara vermek zorunda kalan öğrencilerin bir kısmının derdi başkadır: ailenin geliri birden kesildi, öğrenci çalışmak zorunda kaldı ya da askerlik ertelemesi bitti ve sevk belgesi geldi. Bu iki nedende dilekçenin yazımı da, eklenecek belge de sağlık gerekçesinden oldukça farklıdır.

Maddi sıkıntı ve askerlik neden ayrı ele alınmalı?

Sağlık gerekçesinde rapor her şeyi söyler: tarih, süre ve neden tek belgededir. Maddi sıkıntıda ise tek bir belge yoktur. Gelirin azaldığını, ailenin geçimini öğrencinin üstlenmek zorunda kaldığını göstermek için birkaç belgeyi bir araya getirmek gerekir. Askerlikte ise belge açıktır ama zamanlama kritiktir; sevk tarihi dönemin ortasına denk gelebilir ve öğrenci ders kaydını yeniledikten sonra yola çıkmak zorunda kalabilir.

Kayıt dondurmanın genel kuralları, hangi yönetmelikte yazdığı, dönem başı ve dönem içi farkı ile sağlık ve ailevi neden örneklerini kayıt dondurma dilekçesi sayfasında ayrıntılı anlattım. Burada aynı bilgileri tekrarlamıyorum; yalnızca bu iki nedene özgü olanları yazıyorum.

Öğrenci kayıt dondurma dilekçesinde dikkat edilmesi gerekenler

Maddi sıkıntıyı rakamla değil belgeyle anlatın

"Ailemin maddi durumu çok kötü" cümlesi, kurulda hiçbir şey ifade etmez; her öğrenci bunu yazabilir. Kurul, durumun ne zaman ve neden değiştiğini görmek ister. Bu yüzden dilekçede bir olaydan söz edin: babanızın işten çıkarılması, ailenin işyerinin kapanması, ailenin geçimini sağlayan kişinin vefatı ya da sizin çalışmaya başlamak zorunda kalmanız gibi. Sonra bu olayı gösteren belgeyi ekleyin.

SGK kayıtlarından belge almanın yolunu SGK hizmet dökümü dilekçesi sayfasında anlattım. Belgeler çoğu zaman e-Devlet'ten barkodlu olarak alınabilir; barkodlu belge, kurulun belgeyi doğrulamasını kolaylaştırır.

Askerlikte tarihleri yan yana koyun

7179 sayılı Askeralma Kanunu m.20/2'ye göre fakülte, yüksekokul ve meslek yüksekokulu öğrencilerinin öğrenim ertelemesi 28 yaşını bitirdiği yılın sonuna kadar sürer. Bu yaşı geçen öğrenci, okulu bitmemiş olsa bile sevk edilebilir. Kanunun m.5'ine göre askerlik hizmet süresi erbaş ve erler için 6 ay, yedek subay ve yedek astsubaylar için 12 aydır. Dilekçenizde sevk tarihini ve hizmet sürenizi birlikte yazın; kurul, kaç dönem dondurmanız gerektiğini buradan hesaplar.

Lisansüstü öğrenim, doktora gibi durumlarda kurum teklifiyle daha ileri yaşa kadar erteleme imkânı vardır (m.20/4). Bu sizin için geçerli olabilir mi, önce bunu araştırın. Erteleme imkânı varsa kayıt dondurmaya gerek kalmayabilir; bunun için askerlik şubesine verilecek askerlik erteleme dilekçesi sayfasına bakabilirsiniz.

Dönem ortasında sevk gelirse

Sevk tarihiniz dönem ortasına denk geliyorsa, dilekçeyi sevk belgesini aldığınız gün verin. Kurul, içinde bulunulan dönem için dondurma kararı verebilir; bazı yönetmeliklerde ise bu durum kayıt dondurma yerine "askerlik nedeniyle izinli sayılma" olarak düzenlenir. Dilekçenizde içinde bulunulan dönem ile izleyen dönemi ayrı ayrı yazın.

Kimler başvurabilir, avukat gerekir mi?

Dilekçeyi öğrencinin kendisi verir. Askere sevk edildikten sonra dilekçe vermeniz zorlaşacağı için, sevkten önce dilekçeyi verin ve kayıt numarasını bir yakınınıza bırakın. Sevkten sonra bir eksiklik çıkarsa, yakınınız sizin imzaladığınız ek dilekçeyi teslim edebilir; bazı işlemler için noter vekâletnamesi istenebilir.

Kayıt dondurma dilekçesi için avukata ihtiyacınız yoktur. Ancak talebiniz reddedilir ve ret kararı nedeniyle bir dönemi ya da öğrenim hakkınızı kaybetme tehlikesi doğarsa, idari dava aşamasında bir avukattan destek almanızı tavsiye ederim.

Kayıt dondurma dilekçesini kime yazdırabilirsiniz?

Seçenekleriniz: Kendiniz yazabilirsiniz; danışmanınız, yönetmeliğinizin maddi nedeni kabul edip etmediğini bilir. Fakülte öğrenci işleri, hangi belgenin istendiğini söyler. Arzuhalci metni hazırlar; ama maddi sıkıntı dilekçelerinde asıl iş metinden önce belgelerin seçilmesidir.

Bizler bu dilekçeyi sizin için hazırlıyoruz. Askere gitmeden önceki son haftalarınızda ya da yeni bir işe başladığınız günlerde bürolarla uğraşmak istemiyorsanız, belgelerinizi bize gönderin; dilekçeyi online dilekçe yazdırma imkânıyla sizin için hazırlayalım. Durumunuzu anlatmak için 0551 837 30 04 numarasını arayın, hangi belgelerin işe yarayacağını birlikte belirleyelim; ön görüşme ücretsizdir.

Dilekçe nereye ve nasıl verilir?

Kayıt dondurma dilekçesi fakülte dekanlığına veya yüksekokul müdürlüğüne yazılır, karar fakülte veya yüksekokul yönetim kurulunca verilir. Teslimde şunlara dikkat edin:

• Elden verirseniz, belgelerinizin asıllarını değil onaylı veya barkodlu örneklerini ekleyin; asıllar size lazım olabilir.
• Öğrenci bilgi sistemi üzerinden başvuru yapılıyorsa, tüm ekleri tek PDF dosyasında birleştirin. Dağınık yüklenen belgeler bazen kurula eksik ulaşır.
• Askere sevk edilmeden önce dilekçeyi verdiyseniz, karar size ulaşmadan gidebilirsiniz. Dilekçede kararın bildirileceği bir e-posta adresi ve bir yakınınızın telefonunu yazın.

Kayıt dondurma ile kayıt sildirmeyi karıştırmayın: ikincisi öğrenci işleri daire başkanlığına verilir ve öğrenciliği sona erdirir. Farkını öğrenci işleri dilekçesi sayfasında anlattım.

Ne kadar sürede karar çıkar, ret gelirse ne olur?

3071 sayılı Kanun m.7'ye göre kamu kurumu olan üniversite, dilekçenize en geç 30 gün içinde gerekçeli cevap vermek zorundadır. Kayıt dondurma için ayrıca belirlenmiş bir kanuni süre yoktur. Karar genellikle yönetim kurulunun ilk toplantısında çıkar; kurulun toplantı sıklığı fakülteye göre değişir ve bu süre bir garanti değildir.

Ret kararı aldıysanız iki yol var:

1. Rektörlüğe başvuru: Fakülte kararının kaldırılmasını üst makam olarak rektörlükten isteyebilirsiniz. İYUK m.11'e göre bu başvuru işlemeye başlamış dava süresini durdurur; rektörlük 30 gün içinde cevap vermezse isteğiniz reddedilmiş sayılır.
2. İdari dava: Ret kesinleşirse, İYUK m.7'ye göre tebliğden itibaren 60 gün içinde idare mahkemesinde dava açılabilir. Bu aşamanın dilekçesini idare mahkemesi dilekçesi sayfasında anlattım.

Ret gerekçesi "belge eksikliği" ise, itiraz etmek yerine eksik belgeyle yeni bir dilekçe vermek çoğu zaman daha hızlıdır. Ret gerekçesi "bu neden yönetmelikte yok" ise, itirazınızın şansı düşüktür; bu durumda dönemi dondurmak yerine derslerinizi azaltmak gibi seçenekleri danışmanınızla konuşun.

Terhisten veya işten sonra kaydı yeniden açtırmak

Dondurma kararının bittiği gün, öğrenciliğinize dönüş sürecinin başladığı gündür. Bazı üniversitelerde kayıt süre dolunca kendiliğinden açılır; bazılarında ise sizin dönem başında kayıt yenilemeniz ve bir dilekçeyle döndüğünüzü bildirmeniz gerekir. Askerden döndüyseniz terhis belgenizi, çalıştığınız işten ayrıldıysanız işten ayrılış belgenizi bu dilekçeye ekleyin.

Dönüşte iki konuyu özellikle kontrol edin. Birincisi harç ve katkı payı: dondurulan dönemlerden sonra ödeme durumunuz değişmiş olabilir, kayıt yenilemeden önce öğrenci işlerine sorun. İkincisi askerlik: terhis olduğunuzda askerlik yükümlülüğünüzü tamamlamış olursunuz, ama maddi nedenle dondurduysanız ve 28 yaş sınırına yaklaşıyorsanız, öğrenim ertelemenizin dönüşünüzde hâlâ devam edip etmediğini e-Devlet'ten kontrol edin.

Maddi nedenle ara verip çalışmaya devam eden öğrencilerin bir kısmı, dönüşte tam zamanlı okumak yerine daha az ders almayı tercih ediyor. Bu mümkünse, kayıt yenileme haftasında danışmanınızla ders yükünüzü konuşun; dondurmayı uzatmak yerine azaltılmış bir programla devam etmek, öğrenim sürenizi korumanın daha güvenli bir yolu olabilir.

Maddi sıkıntı ve askerlik için iki örnek

İlk örnek, ailesinin geliri kesildiği için çalışmak zorunda kalan bir öğrenci için. İkincisi, öğrenim ertelemesi biten ve askere sevk edilecek bir öğrenci için.

Örnek 1'i ne zaman kullanırsınız? Yönetmeliğiniz maddi nedeni kayıt dondurma gerekçesi olarak kabul ediyorsa ve ailenizin gelirindeki değişikliği belgeleyebiliyorsanız.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Dilekçe iki tarih veriyor: gelirin kesildiği gün ve öğrencinin işe başladığı gün. İki tarih arasındaki kısa süre, kurula durumun gerçekten ani geliştiğini anlatır. Yönetmelik maddesinin numarasını yazmak, talebin hangi kurala dayandığını gösterir.

Örnek 2'yi ne zaman kullanırsınız? Öğrenim ertelemeniz sona erdiyse ve sevk belgenizi aldıysanız.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Hizmet süresi yazılmış ve dondurma istenen dönemler buna göre seçilmiş. Kararın bildirileceği e-posta ve bir yakının telefonu, askerdeyken size ulaşılamaması sorununu çözer. Terhis olduğunuzda kaydınızı açtırmak için yeni bir dilekçe vermeniz gerekebilir; bunu takviminize şimdiden yazın.

Dondurma dilekçesiyle birlikte burs veren kuruma ve yurt yönetimine gidecek kısa bildirimleri de tek seferde bize dilekçe hazırlatmak mümkün. Hepsini aynı belgelerle ve birbiriyle çelişmeyen tarihlerle hazırlarız.

Sık sorulan sorular