Öğrenci İzin Dilekçesi Yazdır: Üniversitede Derslerden İzinli Sayılmak

Üniversitede "izin" kelimesi lisedeki gibi işlemez. Lisede veli bir dilekçe yazar, öğrenci o gün okula gelmez ve devamsızlık özürlü sayılır. Üniversitede ise derse devam yükümlülüğü her dersin kendi kuralına bağlıdır ve "izinli sayılma" çoğu zaman fakülte yönetim kurulunun vereceği bir karardır. Bu sayfa, birkaç gün ya da birkaç hafta derslere katılamayacak üniversite öğrencileri için.

Önceden mi, sonradan mı istemelisiniz?

İzin dilekçesinin en önemli özelliği zamanlamasıdır. Bir yarışmaya, kongreye ya da sportif müsabakaya katılacağınızı haftalar önceden biliyorsanız, izni de önceden istemelisiniz. Önceden verilen dilekçe, kurula karar vermek için zaman tanır; kurulun "evet" demesi de daha kolaydır, çünkü ortada henüz kaçırılmış bir ders yoktur.

Bazı nedenler ise önceden bilinemez. Bir duruşmaya tanık olarak çağrılmak, bir yakının ani hastalığı ya da resmî bir kurumdan gelen çağrı bunlardandır. Bu durumda dilekçeyi olaydan sonra, mümkün olan ilk günde verirsiniz. Sonradan verilen dilekçede belgenin tarihi ve olayın tarihi çok önemlidir; kurul, mazeretin gerçekten o günlere denk geldiğini belgeden görmek ister.

Öğrenci izin dilekçesinde dikkat edilmesi gerekenler

Kural yönetmelikte, süre takvimde

Kanunda üniversite öğrencisinin izni için bir süre ya da gün sınırı yoktur. 2547 sayılı Kanun m.44'e göre devam ve eğitim-öğretimle ilgili konular üniversite senatolarınca düzenlenir. Hangi nedenlerin izin sayılacağı, izinli geçen günlerin devam hesabına nasıl yansıyacağı ve başvurunun ne zamana kadar yapılacağı, üniversitenizin eğitim-öğretim yönetmeliğinde yazar. Bazı yönetmelikler bunu "izin", bazıları "görevli sayılma", bazıları da "mazeret" başlığı altında düzenler. Yönetmelikte bu kelimelerin üçünü de arayın.

Dersleri ve tarihleri tek tek yazın

"Bir hafta izin istiyorum" diye yazılan dilekçe, kurulda hangi derslerin etkileneceği bilinmeden görüşülür. Bunun yerine izinli sayılmak istediğiniz tarihleri ve o tarihlerde olan dersleri yazın. Laboratuvar, uygulama ve staj gibi telafisi zor dersleri ayrıca belirtin; bu derslerde devam kuralı genellikle daha sıkıdır ve dersin sorumlusu sizden telafi isteyebilir.

Sınav varsa ayrıca söyleyin

İzin almanız, o günlerdeki sınavdan kendiliğinden muaf olacağınız anlamına gelmez. İzinli olduğunuz günlerde bir ara sınav varsa, dilekçede bunu belirtin ve mazeret sınavı hakkı tanınmasını aynı dilekçede ya da ayrı bir dilekçeyle isteyin. Mazeret sınavı dilekçesinin fakültedeki yolunu fakülte dilekçesi sayfasında örnekle anlattım.

Hangi belge işe yarar?

• Üniversiteyi temsil (spor, yarışma, kulüp): Davet yazısı, kafile listesi veya ilgili birimin görevlendirme yazısı.
• Bilimsel etkinlik (kongre, sempozyum): Bildiri kabul yazısı veya katılım programı; danışmanın görüşü işinizi kolaylaştırır.
• Resmî çağrı: Mahkemeden gelen tanık davetiyesi, kurum çağrı yazısı; olaydan sonra da katılımı gösteren belge.
• Çalışan öğrenci: İşyerinden alınan görevlendirme yazısı. Ancak birçok yönetmelik işi izin nedeni saymaz; önce sorun.

Kimler başvurur, ne zaman avukat gerekir?

Üniversite öğrencisinin izin dilekçesini öğrencinin kendisi verir. Veli imzası gerekmez ve çoğu zaman da kabul edilmez. Öğrenci yurt dışındaysa veya hastanedeyse, imzaladığı dilekçeyi bir yakını teslim edebilir ya da dilekçe öğrenci bilgi sistemi üzerinden verilebilir. Lise öğrencisi için izni veli ister; o konuyu okul izin dilekçesi sayfasında ayrıca anlattım.

Bu dilekçe avukat gerektirmez. Avukat ancak, izin reddi nedeniyle devamsızlıktan kalıp dönem kaybetmeniz gibi ağır bir sonuçla karşılaşır ve idari dava açmayı düşünürseniz gündeme gelir. Böyle bir karara karşı dava açma süresi İYUK m.7'ye göre 60 gündür; ama dava, dönemi geri getirmeyecek kadar uzun sürebilir. Bu yüzden izin işini baştan, zamanında ve belgeli yapmak çok daha etkilidir.

Bu dilekçeyi kime yazdırabilirsiniz?

Kendiniz yazabilirsiniz. Danışman öğretim üyeniz, hangi derslerin hocasına ayrıca haber vermeniz gerektiğini ve kurulun ne zaman toplandığını bilir; ilk olarak ona sorun. Bölüm sekreterliği, dilekçenin hangi kurula gideceğini söyler. Arzuhalciler kısa bir metni hazırlar; ama yönetmeliğinizi okumadan yazılan bir metin, kurulun aradığı bilgiyi atlayabilir.

Bizler bu dilekçeyi sizin için hazırlıyoruz. Yönetmeliğinizdeki izin maddesini birlikte bulup dilekçeyi ona göre kuruyoruz; Türkiye'nin her yerinden çalışan bir dilekçe yazdırma merkezi olarak belgelerinizi online iletmeniz yeterli. Durumunuzu anlatmak için 0551 837 30 04 numarasını arayın; ön görüşme ücretsizdir.

Nereye verilir, nasıl teslim edilir?

İzin dilekçesi, kayıtlı olduğunuz fakültenin dekanlığına veya yüksekokulun müdürlüğüne hitaben yazılır. Kararı genellikle fakülte veya yüksekokul yönetim kurulu verir. Dilekçeyi bölüm sekreterliğine verirsiniz; bölüm başkanlığı görüşünü ekleyip dekanlığa iletir. Bazı üniversitelerde bu başvuru öğrenci bilgi sistemindeki dilekçe modülünden yapılır.

Elden teslimde iki nüsha hazırlayın ve birine evrak kayıt tarihini yazdırın. Ayrıca izin istediğiniz derslerin hocalarına kısa bir e-posta göndermenizi tavsiye ederim. E-posta resmî başvurunun yerini tutmaz, ama hocanın sizi devamsız yazmadan önce durumdan haberdar olmasını sağlar.

Karar ne zaman çıkar?

Devlet üniversiteleri kamu kurumudur; 3071 sayılı Kanun m.7'ye göre dilekçenize en geç 30 gün içinde gerekçeli cevap verilmesi gerekir. Üniversiteler için ayrı bir kanuni süre yoktur. İzin talepleri çoğu zaman yönetim kurulunun ilk toplantısında görüşülür; kurulun ne sıklıkla toplandığı fakülteden fakülteye değişir. Bu yüzden önceden bilinen bir etkinlik için dilekçeyi en az birkaç hafta önce verin. Kurul, etkinlik tarihi geçtikten sonra toplanırsa karar yine verilir, ama siz o arada belirsizlik içinde kalırsınız.

Talebiniz reddedilirse gerekçeyi okuyun. Belge eksikliği nedeniyle reddedildiyseniz, eksik belgeyle yeni bir dilekçe vermek çoğu zaman yeterlidir. Yönetmelik bu nedeni izin saymıyorsa, ret kararına itiraz yerine sınav ve devam tarafında ne yapabileceğinizi danışmanınızla konuşun.

İzinden döndükten sonra: telafi, ödev ve not

İzin kararı, kaçırdığınız dersin içeriğini sizin yerinize telafi etmez. Döndüğünüz ilk hafta, izinli olduğunuz derslerin hocalarıyla görüşün ve kaçırdığınız ödev, kısa sınav veya laboratuvar uygulaması için ne yapmanız gerektiğini sorun. Birçok hoca, izin kararını gördükten sonra telafi imkânı tanır; ama bunu sizin istemeniz gerekir.

Laboratuvar ve uygulama derslerinde telafi her zaman mümkün olmayabilir. Bazı derslerde uygulamalar dönem boyunca belirli bir sırayla yapılır ve kaçırılan uygulama için ayrı bir oturum açılmaz. Bu derslerin izlencesinde telafi kuralı yazar. Uzun bir izin planlıyorsanız, dilekçeyi vermeden önce bu derslerin hocalarına danışmanız, sonradan sürprizle karşılaşmanızı önler.

Not tarafında da bir ayrıntıya dikkat edin. Bazı derslerde derse katılım ayrı bir puan olarak değerlendirilir. İzinli sayılmanız, bu puanın nasıl hesaplanacağını otomatik olarak belirlemez. Dönem sonunda katılım puanınızın izinli günler nedeniyle düşük hesaplandığını görürseniz, izin kararının sayısını belirterek bölüm başkanlığına yazılı olarak başvurun.

Önceden ve sonradan verilen iki izin dilekçesi

İlk örnek, haftalar öncesinden bilinen bir yarışma için önceden verilen dilekçe. İkincisi, duruşmaya tanık olarak çağrılan bir öğrencinin olaydan sonra verdiği dilekçe.

Örnek 1'i ne zaman kullanırsınız? Üniversiteyi bir yarışmada, müsabakada ya da etkinlikte temsil edecekseniz ve tarihler belliyse.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Dersler kodlarıyla ve günleriyle yazılmış. Kurul hangi derslerin etkileneceğini dilekçeden görebiliyor; bölüm sekreterliği de kararı doğrudan ilgili hocalara iletebiliyor. İzinli olduğunuz günlerde sınav varsa, listeye "(ara sınav)" notu ekleyin.

Örnek 2'yi ne zaman kullanırsınız? Bir mahkemeden tanık davetiyesi aldıysanız ve duruşma günü derse ya da sınava giremediyseniz.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Yalnızca davetiye değil, duruşmaya gerçekten katıldığınızı gösteren belge de eklenmiş. Davetiye o gün nerede olmanız gerektiğini, katılım belgesi ise orada olduğunuzu gösterir. Katılım belgesini duruşma çıkışında mahkeme kaleminden isteyin. Duruşma tarihi sınavınızla çakışıyorsa ve önceden biliyorsanız, mahkemeye bir duruşma mazeret dilekçesi vererek başka bir gün dinlenmeyi de isteyebilirsiniz; bu karar mahkemeye aittir.

Durumunuz örneklere uymuyorsa ya da hangi kurula yazacağınızdan emin değilseniz, size uygun metni birlikte kuralım. Hizmetimizin genel işleyişini ve dilekçe yazımı sürecini ana sayfada anlattım.

Sık sorulan sorular