Fakülte Dilekçesi Yazdır: Dekanlığa Yazılan Dilekçe Nasıl Olmalı?

Üniversitede bir şey istediğinizde size söylenen ilk cümle genellikle "dilekçe verin" olur. Ama kime? Bölüm sekreteri dekanlığa, dekanlık öğrenci işlerine, öğrenci işleri bölüme yönlendirdiğinde birkaç gün kaybedersiniz. Bazı işlerde bu birkaç gün, bir sınav hakkının ya da bir dönemin kaybı demektir. Bu sayfada fakülte içindeki yetki zincirini ve dekanlığa yazılan dilekçenin nasıl kurulacağını anlatıyorum.

Bölüm mü, dekanlık mı, rektörlük mü?

Fakültede kararlar farklı kademelerde verilir. Dilekçenizi kime yazacağınız, talebinizi kimin karara bağlayacağına göre belirlenir. Aşağıdaki tablo genel bir yol haritasıdır; kesin dağılım üniversitenizin yönetmeliğinde yazar, çünkü 2547 sayılı Kanun'un 44. maddesi eğitim-öğretim esaslarını üniversite senatolarına bırakır.

Dekanlık bir karar merciidir; kararların çoğu fakülte yönetim kurulunda alınır. Bölüm başkanlığı ise çoğu talepte görüş bildiren ilk kademedir. Bu yüzden dekanlığa yazılan bir dilekçe çoğunlukla önce bölüme gönderilir, bölümün görüşüyle yönetim kuruluna gelir. Dilekçeyi doğrudan bölüm sekreterliğine "dekanlığa sunulmak üzere" vermek bu yolu kısaltır.

Öğrenci işleri biriminin yaptığı belge ve kayıt işlemleri için öğrenci işleri dilekçesi sayfasına, rektörlüğe gidecek talepler için rektörlüğe dilekçe sayfasına bakabilirsiniz.

Fakülte dilekçesinde dikkat edilmesi gerekenler

İskelet: dört satırın hepsi şart

3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun'un 4. maddesine göre dilekçede ad-soyad, imza ve iş ya da ikametgâh adresi bulunmalıdır. Bunlardan biri eksik olan dilekçe, aynı kanunun 6. maddesine göre incelenmeyebilir. Fakülte dilekçesinde bunlara bir dördüncü bilgi eklenir: öğrenci numarası. Numara olmadan öğrenci işleri sizi sistemde aramak zorunda kalır; aynı adı taşıyan iki öğrenci varsa dilekçeniz yanlış dosyaya gidebilir.

• Hitap: "[ÜNİVERSİTE ADI] [FAKÜLTE ADI] DEKANLIĞINA" — üniversitenin ve fakültenin tam adıyla.
• Kimlik bloğu: Bölüm, sınıf, öğrenci numarası; gerekiyorsa öğretim türü (birinci/ikinci öğretim).
• Olay: İki üç cümle; tarih ve ders adlarıyla.
• Talep: Tek cümle, "…arz ederim" ile biten.
• İmza bloğu: Tarih, ad-soyad, adres, telefon, imza; varsa ekler listesi.

Süreler: kanunda değil, yönetmelikte

Fakülte dilekçelerinin çoğu için kanunda belirlenmiş bir süre yoktur; süreleri üniversitenin yönetmeliği belirler. Mazeret sınavı başvurusu, not itirazı ve ders ekle-bırak talepleri genellikle çok kısa sürelere bağlıdır. Bu sürelerin kaç gün olduğu üniversiteden üniversiteye değiştiği için burada bir sayı vermiyorum; kendi yönetmeliğinizdeki ilgili maddeyi bulun ve sürenin hangi günden başladığını not edin. Süreyi kaçırmamak için en güvenli yol, olaydan sonraki ilk iş günü dilekçe vermektir.

Belge: söylediğiniz her şeyin bir karşılığı olsun

Fakülte yönetim kurulu, dilekçenizdeki iddiaları ancak belgeyle değerlendirebilir. Mazeret sınavında sağlık raporu, ailevi bir nedende ölüm belgesi veya resmî yazı, resmî bir görevde görevlendirme yazısı gibi. Belgeyi "sonra getiririm" demeyin; dilekçeyle birlikte verin. Belgenin aslını vermek istemiyorsanız fotokopisini verip aslını göstererek "aslı gibidir" onayı isteyebilirsiniz.

Fakültede sık verilen diğer dilekçeler

Öğrencilerin dekanlığa veya bölüme yazdığı dilekçelerin büyük kısmı birkaç konuda toplanır. Her biri için ayrı bir sayfa açmak yerine, burada neye dikkat etmeniz gerektiğini kısaca özetliyorum.

• Süresi geçmiş ders kaydı: Ders kayıt veya ekle-bırak süresini teknik bir sorun ya da danışman onayının gecikmesi yüzünden kaçırdıysanız, sorunun kaynağını gösteren belgeyle (sistem hatası ekran görüntüsü, danışmana gönderdiğiniz talep) dekanlığa yazın. "Unuttum" gerekçesi genellikle kabul görmez.
• Sınav çakışması: İki dersin sınavı aynı saate denk geldiyse, sınav programı ilan edilir edilmez bölüme yazın. Çakışmayı sınav günü bildirmek, çoğu zaman çözüm için çok geçtir.
• Staj ile ilgili talepler: Staj yeri onayı, staj tarihlerinin değiştirilmesi veya staj muafiyeti fakültenin staj komisyonunun işidir. Dilekçeyi komisyona hitaben, kurumdan aldığınız kabul yazısıyla birlikte verin.
• Mezuniyet için kalan dersler: Mezuniyete tek dersiniz kaldıysa, üniversitenizin yönetmeliği bunun için bir sınav imkânı tanıyorsa, başvuru süresi genellikle çok kısadır; akademik takvimi takip edin.
• Ders içeriği veya ders saatine ilişkin şikâyet: Önce bölüm başkanlığına yazın. Kişisel suçlamalar yerine olguları ve tarihleri yazın.

Bu taleplerin hepsinde aynı iskelet kullanılır: kimlik bloğu, iki üç cümlelik olay, tek cümlelik talep. Farklı olan yalnızca hitap ve eklerdir.

Kimler verebilir, dilekçeyi kime yazdırabilirsiniz?

Fakülte dilekçesini kural olarak öğrencinin kendisi verir. Reşit olmayan öğrenciler için velinin de imzası istenebilir. Hastalık veya yurt dışında bulunma gibi bir nedenle gelemiyorsanız, imzaladığınız dilekçeyi bir yakınınız teslim edebilir; teslim eden kişinin vekil olması gerekmez, dilekçe yine sizindir. Fakülte dilekçeleri için avukata ihtiyacınız yoktur. Avukat, ancak bir karara karşı dava açılması gerektiğinde gündeme gelir.

Seçenekleriniz şunlar: Kendiniz yazabilirsiniz; bu sayfadaki iskelet ve örnekler buna yeter. Bölüm sekreterliği, dilekçenin kime ve hangi biçimde verileceğini söyleyecek ilk kişidir; bazı fakülteler hazır form kullanır, önce bunu sorun. Danışmanınız, talebinizin yönetmeliğe uyup uymadığını söyleyebilir. Arzuhalci ise olayınızı dinleyip doğru makama, tek talepli bir metin hazırlar.

"Dilekçe yazdırmak istiyorum ama hangi makama yazılacağını bilmiyorum" diyorsanız, bizler bu dilekçeyi sizin için hazırlıyoruz. Durumunuzu ve elinizdeki belgeleri anlatın, talebin kime gideceğini birlikte belirleyelim. Bize 0551 837 30 04 numarasından ulaşabilirsiniz; ön görüşme ücretsizdir, Türkiye'nin her yerinden online çalışıyoruz.

Dilekçe nasıl teslim edilir, ne zaman cevaplanır?

• Bölüm sekreterliği veya fakülte evrak birimi: İki nüsha götürün, birine evrak kayıt tarihi ve sayısını yazdırın. Kısa süreli taleplerde bu kopya, süresinde başvurduğunuzun kanıtıdır.
• Öğrenci bilgi sistemi: Birçok üniversite dilekçeleri sistem üzerinden alıyor. Başvuru kaydını ve numarasını saklayın.
• Fakültenin resmî e-posta veya elektronik belge sistemi: Fakülte bu yolu ilan ettiyse kullanılabilir; imzalı dilekçenin taranmış hâlini gönderin.
• İadeli taahhütlü posta: Uzun süreli taleplerde mümkün, kısa süreli olanlarda riskli.

Üniversite bir kamu kurumu olduğu için 3071 sayılı Kanun'un 7. maddesi geçerlidir: dilekçenize en geç 30 gün içinde gerekçeli cevap verilmesi gerekir. İşlem uzun sürecekse bu süre içinde size hangi aşamada olduğu bildirilmelidir. Mazeret sınavı gibi zamana bağlı talepler çoğunlukla yönetim kurulunun ilk toplantısında karara bağlanır; bu bir garanti değildir ve kurulun toplantı takvimine bağlıdır.

Karar size nasıl ulaşır?

Yönetim kurulu kararları çoğu fakültede öğrenci bilgi sistemine işlenir ya da öğrencinin üniversite e-posta adresine gönderilir; bazı fakülteler ayrıca imza karşılığı tebliğ eder. Kararın size hangi yolla bildirileceğini dilekçeyi verirken sorun. Olumsuz bir kararda, itiraz ve dava süreleri bildirim tarihinden başlayacağı için bu tarih önemlidir. Karar sisteme işlendiği hâlde haberiniz olmadıysa, sürenin işleyip işlemediği tartışmalı hâle gelebilir; bu tartışmaya düşmemek için dilekçeyi verdiğiniz günden itibaren sistemi düzenli olarak kontrol edin ve dilekçenizde size ulaşılabilecek güncel bir telefon numarası ile adres bulunsun.

Cevap gelmezse

30 gün geçtiği hâlde cevap gelmediyse, aynı makama ilk dilekçenizin tarih ve sayısını belirterek kısa bir hatırlatma dilekçesi verin. Bu da sonuç vermezse rektörlüğe yazabilirsiniz. Kamu kurumuna verdiğiniz dilekçeye cevap alamamanız durumunda CİMER dilekçesi de bir yoldur; CİMER başvuruları da en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Bir idari işlemle ilgili isteğinize 30 gün içinde cevap verilmemesi, İdari Yargılama Usulü Kanunu m.10'a göre isteğin reddedildiği anlamına gelir ve dava yolunu açar; ancak gündelik fakülte taleplerinde bu yola başvurmak nadiren gerekir.

Dekanlığa yazılan iki gündelik dilekçe örneği

Aşağıdaki örnekler fakültede en sık verilen iki talebe göre hazırlandı: biri dekanlığın karar verdiği mazeret sınavı, diğeri bölüm başkanlığının karar verdiği danışman değişikliği. Hitapların farklı olduğuna dikkat edin.

Örnek 1'i ne zaman kullanırsınız? Ara sınav veya başka bir sınava hastalık nedeniyle giremediyseniz ve üniversitenizin yönetmeliği mazeret sınavına izin veriyorsa.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Ders kodu ve sınav tarihi yazılı; raporun sınav gününü kapsadığı açıkça söyleniyor. Rapor sınav gününü kapsamıyorsa, bu dilekçe büyük olasılıkla reddedilir; o durumda gerçek nedeni ve belgesini yazın.

Örnek 2'yi ne zaman kullanırsınız? Danışmanınız uzun süreli izne ayrıldıysa ya da başka bir nedenle ders kayıt onaylarınızda sorun yaşıyorsanız.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Dilekçe danışman hakkında bir yakınma içermiyor; yalnızca olguyu söylüyor. Danışmanınızla bir anlaşmazlık yaşıyorsanız bile dilekçeye kişisel değerlendirme yazmayın; talebiniz daha hızlı karşılanır.

Fakültede sınav notuna yönelik bir itirazınız varsa yol farklıdır ve süresi çok kısadır; bunu not itiraz dilekçesi sayfasında ayrıca anlattım. Ara vermeniz gerekiyorsa kayıt dondurma dilekçesi sayfası size yol gösterir. Hizmetimizin ücretini merak ediyorsanız, "dilekçe yazdırmak kaç para" sorusunun cevabını ana sayfamızda bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular