Resmi Kuruma Dilekçe Yazdır: Resmî Yazının Görünmeyen Kuralları

Resmî bir kuruma yazılan dilekçe, kurumun içinde bir dosyaya girer ve o dosya sizin bilmediğiniz birkaç masadan geçer. Her masadaki kişi dilekçenizi ilk kez görür. Önceki yazışmaları bilmez, eklerin neden konduğunu tahmin etmez, uzun bir paragrafın içinde talebinizi aramaz. Resmî yazının kalıpları bu yüzden vardır: dilekçenizi hiç tanımayan birinin de onu aynı şekilde anlamasını sağlarlar.

İlgi satırı: önceki yazışmayı dilekçeye bağlayın

Kurumla daha önce yazıştıysanız ya da kurum size bir yazı gönderdiyse, yeni dilekçenizi o yazıya bağlamanız gerekir. Resmî yazışmada bunun adı "ilgi"dir. Konu satırının hemen altına şöyle yazılır:

• "İlgi: a) [Tarih] tarihli ve [sayı] sayılı dilekçem."
• "b) [Kurum adı]'nın [tarih] tarihli ve [sayı] sayılı yazısı."

İlgi satırı, memurun önceki dosyayı bulup yeni dilekçenizin yanına koymasını sağlar. Bu satır olmazsa dilekçeniz yeni bir konu gibi kaydedilir, yeni bir dosya açılır ve önceki yazışmalarınızın hiçbiri okuyanın önünde olmaz. Metinde önceki yazıya gönderme yaparken de "ilgi (a)'da kayıtlı dilekçemde belirttiğim üzere" diye kısaca atıf yaparsınız; aynı şeyi tekrar anlatmanız gerekmez.

Ekler: numaralayın, metinde gösterin

Resmî bir kuruma giden dilekçenin ekleri ayrı bir dosya gibi düşünülmelidir. Ekleri metnin sonunda "Ekler:" başlığıyla numaralı bir liste olarak yazın ve her eki ne olduğunu anlatan kısa bir adla tanımlayın: "1. Tapu kaydı örneği (1 sayfa)", "2. Olay yerinin fotoğrafları (4 adet)". Metnin içinde de o eke gönderme yapın: "Ek-2'deki fotoğraflarda görüleceği üzere".

Bunun iki faydası var. Birincisi, kurum eksik ek olup olmadığını hemen görür ve size "şu belge eksik" diye yazmak için vakit kaybetmez. İkincisi, dilekçeniz bir birimden ötekine giderken eklerden biri ayrılırsa, liste neyin kaybolduğunu gösterir. Belgelerin aslını değil, fotokopisini ya da onaylı örneğini ekleyin; aslı istenirse ayrıca götürürsünüz.

Arz, talep, rica: hangisi ne zaman?

Dilekçe sonundaki kalıp fiil konusunda çok soru alıyorum. Kısa cevap: Kanunun bir hakkınız olarak tanıdığı bir işlemi istiyorsanız "talep ederim" yazın. Takdire bağlı bir şeyi istiyor ya da bir durumu bilgiye sunuyorsanız "arz ederim" kullanabilirsiniz. "Rica ederim" ise bir kolaylık ya da ek bilgi isterken uygundur.

"Saygılarımla arz ederim" ile "arz ederim" arasında hukuki bir fark yoktur. Fark, ne istediğinizi gerçekten yazıp yazmadığınızdadır. "Gereğinin yapılmasını arz ederim" diye biten ama ne istediğini söylemeyen bir dilekçe, okuyanı "gereği ne?" sorusuyla baş başa bırakır.

Resmi kuruma dilekçede dikkat edilmesi gerekenler

Eski kalıpları ayıklayın

"Zat-ı âlinize", "mütemadiyen", "mezkûr", "müracaatımın mucibince" gibi kelimeler dilekçeyi daha resmî yapmaz, yalnızca daha zor okunur yapar. Resmî üslup, süslü değil düzenli demektir: kısa cümle, tek konu, açık talep. Kurumlara ilişkin olarak sık sorulan hitap meselesini ayrıca kamu kurumuna dilekçe sayfasında anlattım; burada tekrarlamıyorum.

Çok sayfalı dilekçe

Resmî dilekçeler mümkünse tek sayfa olmalı. Konu gerçekten uzunsa sayfaları numaralayın ("1/3", "2/3") ve her sayfanın altına paraf atın; imzayı son sayfaya atın. Uzun bir olay anlatımı gerekiyorsa, olayların tarih sırasıyla listelendiği bir kronoloji ekleyin ve dilekçe metninde yalnızca talebe yetecek kadarını yazın.

Kanunun asgari şartı

3071 sayılı Kanun dilekçede ad-soyad, imza ve iş ya da ikametgâh adresi arar (m.4). Bunlar yoksa dilekçe incelenmeyebilir (m.6). Bu üçü dışındaki her şey, yani ilgi satırı, ek listesi, dağıtım satırı, kanunun şartı değil, dilekçenizin hızlı ilerlemesini sağlayan düzendir.

Dağıtım satırı

Aynı dilekçenin birden fazla makama gitmesini istiyorsanız imzanın altına bir dağıtım satırı ekleyin: "Gereği: [asıl makam] / Bilgi: [diğer makam]". Böylece her makam hangi rolde olduğunu bilir ve iki makam aynı işi birbirinden habersiz yapmaz.

TBMM Dilekçe Komisyonu'na yazmak

Resmî kurumların en üstünde yer alan, ama çok az kişinin kullandığı bir kapı var: Türkiye Büyük Millet Meclisi. 3071 sayılı Kanun, vatandaşların TBMM'ye de dilekçe verebileceğini düzenler. Dilekçeler Meclisin Dilekçe Komisyonu'nda incelenir ve Kanunun 8. maddesine göre komisyon dilekçeyi 60 gün içinde sonuçlandırır; komisyonun bilgi istediği kurumlar da 30 gün içinde cevap verir.

TBMM'ye yazmanın anlamlı olduğu durumlar genellikle şunlardır: ilgili kurumlara yazdınız ve sonuç alamadınız, sorun tek bir kurumun değil birkaç kurumun arasında kalıyor ya da sorununuz mevzuatın kendisinden kaynaklanıyor. Yargıda görülen ya da yargının görevine giren bir konuyu TBMM'ye taşıyamazsınız; komisyon bir mahkeme kararını değiştiremez.

Kimler yazabilir, kime yazdırırsınız?

Resmî bir kuruma Türk vatandaşları ve Türkiye'de ikamet eden yabancılar dilekçe verebilir; yabancılar için karşılıklılık esası ve Türkçe dilekçe şartı aranır (3071 m.3). Bir şirket ya da dernek adına yazıyorsanız imza yetkinizi gösteren belgeyi, bir başkası adına yazıyorsanız vekâletnameyi ya da velayet ve vesayet belgesini ekleyin.

Kimden destek alabilirsiniz?

Tek konulu, eki az bir dilekçeyi kendiniz yazabilirsiniz. Önceki yazışmalarla örülmüş, birkaç ilgi satırı ve uzun bir ek listesi gerektiren bir dilekçede arzuhalci desteği işinizi kolaylaştırır; çünkü asıl iş, dağınık belgeleri bir sıraya koymaktır. Konunun sonunda bir idari dava açılacaksa bir avukatla da görüşün; biz dilekçeyi hazırlarız ama davanın takibi avukatlık işidir.

Bizler resmî kurumlara gidecek dilekçeleri, elinizdeki yazıları ve belgeleri sıraya koyup ilgi ve ek düzenini kurarak hazırlıyoruz. Belgelerinizi gönderin, dilekçenin hangi makama ve hangi kurguyla yazılacağını birlikte netleştirelim. "Dilekçe yazdırmak istiyorum" diyorsanız Türkiye'nin her yerinden online olarak bize ulaşabilirsiniz; ücretsiz ön görüşme için numaramız 0551 837 30 04.

Cevap ne zaman gelir?

Bakanlıklar, valilikler, il müdürlükleri ve belediyeler gibi resmî kurumlar, 3071 sayılı Kanunun 7. maddesine göre dilekçenizin sonucunu ya da hangi aşamada olduğunu en geç 30 gün içinde gerekçeli olarak bildirmek zorundadır. TBMM Dilekçe Komisyonu için yukarıda anlattığım 60 günlük süre geçerlidir. Bunlar kanuni azami sürelerdir; kurumun iş yükü, dilekçenin başka kurumlardan görüş gerektirmesi ve ilk seferde doğru birime havale edilmesi süreyi belirler.

Cevap gelmezse ya da cevap sorunu çözmezse bir sonraki adım çoğu zaman CİMER'dir; ne zaman CİMER'e gitmenin anlamlı olduğunu CİMER dilekçesi sayfasında anlattım. Talebiniz idari davaya konu olabilecek bir istekse, 30 günlük sessizliğin ret sayılacağını ve dava süresini başlatacağını da unutmayın; dava aşaması için idare mahkemesi dilekçesi sayfasına bakabilirsiniz.

Resmi kuruma dilekçe örnekleri

İlk örneği, kurumlara yazıp sonuç alamadığınız ve konuyu TBMM'ye taşımak istediğiniz durum için kullanabilirsiniz. Örneğin köyünüzün içme suyu sorunu, belediye ile bir genel müdürlük arasında yetki tartışması yüzünden iki yıldır çözülmüyor.

Bu örnekte şuna dikkat edin: TBMM'ye kurumlara yazmadan değil, yazdıktan sonra gittik ve iki kurumun birbirine attığı topu kendi yazılarıyla gösterdik. Talep, Meclisin yapabileceği bir şey: inceleme yapılması. Komisyondan suyu bizzat getirmesini istemedik.

İkinci örnek, ilgi satırının ve numaralı eklerin nasıl kullanılacağını gösteriyor. Örneğin tarlanızın yanından geçen bir sulama kanalının yıkılan kısmı için daha önce dilekçe verdiniz, kurum "programa alınacaktır" diye cevap verdi ama aradan bir sulama sezonu geçti.

Bu örnekte şuna dikkat edin: olayı baştan anlatmadık; ilgi satırları sayesinde iki cümleyle önceki yazışmayı hatırlatıp yeni gelişmeye geçtik. Yeni gelişme (komşu parsellere zarar) eke bağlandı. Talep iki parçalı ama ikisi de aynı işe, onarımın zamanına yönelik.

Üniversite gibi kendi iç düzeni olan resmî kurumlara yazarken birim sırasının biraz farklı işlediğini rektörlüğe dilekçe sayfasında anlattım. Belirli bir işlemin yapılmasını istediğiniz dilekçelerde talebi nasıl kuracağınız ise kuruma talep dilekçesi sayfasının konusu. Fiyat konusunu merak ediyorsanız dilekçe yazdırma fiyatları ana sayfamızda yer alıyor.

Sık sorulan sorular