Kuruma Talep Dilekçesi Yazdır: Kurumun Yapabileceği Bir Şey İsteyin

Bir kuruma talep dilekçesi yazmak, aslında kuruma "şunu yapın" demektir. Sorun şu ki kurumlar yalnızca kanunun onlara verdiği işleri yapabilir. Haklı bir isteğiniz olabilir ama o isteği yanlış kuruma ya da kurumun yapamayacağı bir biçimde yazarsanız, cevap kibar bir "yetkimiz dışında" olur. Bu sayfada talebi, masadaki memurun "evet, bunu yapabiliriz" diyebileceği şekilde kurmayı anlatacağım.

Kurumdan ne isteyebilirsiniz?

Her kamu kurumunun işi kendi kuruluş kanununda yazılıdır. Su idaresi sayaç takar, değiştirir, abonelik açar. Milli eğitim müdürlüğü okul kaydı, nakil ve taşımalı eğitim işlerine bakar. Vergi dairesi borç dökümü verir, taksit planı yapar. Talebinizi yazarken önce şu soruyu sorun: İstediğim şey bu kurumun elindeki bir işlem mi?

En sık gördüğüm hata, kurumdan başka bir kurumun işini istemektir. Örneğin belediyeden tapudaki bir hatanın düzeltilmesini ya da okul müdürlüğünden başka ildeki bir okulun kontenjanını artırmasını istemek. 3071 sayılı Kanunun 5. maddesi böyle durumlarda dilekçenin yetkili makama gönderilmesini ister, yani dilekçeniz kaybolmaz. Ama gönderme haftalar alabilir ve yetkili makam dilekçenizi kendi diliyle yeniden yorumlar.

İkinci sınır yargıdır. Bir mahkeme kararının değiştirilmesini, bir alacağın zorla tahsilini ya da birinin cezalandırılmasını hiçbir idari kurumdan isteyemezsiniz. Kanun, yargı mercilerinin görevine giren konulardaki dilekçelerin incelenmeyeceğini açıkça söyler (3071 m.6).

Kurumdan önce bir belge ya da bilgi almanız gerekiyorsa, örneğin talebinizi dayandıracağınız bir kaydı görmek istiyorsanız bu bir talep dilekçesi değil, bilgi edinme başvurusudur. Onun kurgusunu bilgi edinme dilekçesi sayfasında ayrıca anlattım.

Asıl talep, olmazsa ikinci talep

Kurum talebinizi olduğu gibi kabul edemeyebilir ama size yakın bir çözüm sunabilecek durumdadır. Memurlar genellikle dilekçede yazanın dışına çıkmaz. Siz yalnızca A'yı istediyseniz, A olmadığında cevap "talebiniz uygun görülmemiştir" olur; B seçeneği kimsenin aklına gelmez.

Bunun çözümü, hukukçuların "terditli talep" dediği sıralamadır. Dilekçenin sonuç kısmında önce asıl isteğinizi, ardından "bunun mümkün olmaması hâlinde" diye ikinci isteğinizi yazarsınız. Böylece kurum asıl talebi reddetse bile ikinci talebi değerlendirmek zorunda kalır ve tek dilekçeyle iki sonuç kapısı açmış olursunuz.

Burada dikkat etmeniz gereken iki şey var. Birincisi, iki talep aynı derdin iki çözümü olmalı; birbiriyle ilgisiz iki ayrı konu değil. İkincisi, sıra önemlidir. Asıl istediğinizi ilk sıraya yazın; kurum ikinciyi kolay bulup birincisine hiç bakmadan geçmesin diye birinci talebin gerekçesini daha ayrıntılı tutun.

Kuruma talep dilekçesinde dikkat edilmesi gerekenler

Süre

Kurumdan bir hizmet ya da işlem istemek için kanunda genel bir başvuru süresi yoktur; ne zaman ihtiyacınız olursa yazabilirsiniz. Ama talebiniz bir hakkın ön şartıysa durum farklıdır. Örneğin ileride idari dava açmayı düşünüyorsanız, kurumun cevabı ya da cevapsız kalması bir süreyi başlatır. Bunu aşağıda, cevap bölümünde anlattım.

Masrafı kim karşılayacak?

Sayaç yerinin değiştirilmesi, bir hattın taşınması, bir belgenin yeniden düzenlenmesi gibi işlerde kurum bir bedel isteyebilir. Talebinizi yazarken bu konuyu açık bırakmayın. Bedeli üstlenmeye hazırsanız "masrafı tarafıma ait olmak üzere" ifadesini ekleyin; işin kurumun hatasından doğduğunu düşünüyorsanız bunu gerekçeyle yazın. Masraf belirsiz kalınca dosya "başvuru sahibine sorulacak" diye bekler.

Gerekçe, dayanak ve ek

Talebin arkasında üç şey olmalı: neden istediğiniz (gerekçe), hangi hakka dayandığınız (varsa yönetmelik, sözleşme ya da kurum kararı) ve bunu gösteren belge (ek). Bir kanun maddesi bilmiyorsanız uydurmayın; olayı doğru anlatmanız yeterlidir. Kurum hangi maddeyi uygulayacağını kendisi bilir.

İletişim tercihinizi yazın

Kanunun zorunlu tuttuğu unsurlar ad-soyad, imza ve adrestir (3071 m.4). Bunların yanına cevabın nasıl gönderilmesini istediğinizi ekleyin: posta adresi, e-posta ya da e-Devlet üzerinden bildirim. Yurt dışında ya da sık taşınan biriyseniz bu satır cevabın size gerçekten ulaşmasını sağlar.

Talebi kim imzalar, kime yazdırırsınız?

Talep dilekçesini işlemden doğrudan etkilenen kişi verir: abonelikte abone, okul işlerinde veli, mülkle ilgili işlerde malik. Abonelik annenizin üzerindeyse ama evde siz oturuyorsanız, dilekçeyi annenizin imzalaması işi hızlandırır. Bir şirket adına talep ediyorsanız imza yetkisini gösteren belgeyi, vekil olarak yazıyorsanız vekâletnameyi eklemeniz gerekir.

Kimden destek alabilirsiniz?

Kurumların çoğunda halkla ilişkiler ya da evrak kayıt birimi vardır; size hangi birime yazacağınızı söylerler ama metni yazmazlar. Basit ve tek talepli bir dilekçeyi kendiniz yazabilirsiniz; bu sayfadaki örnekler bunun için var. Talebinizin hangi kurumun işi olduğundan emin değilseniz ya da asıl ve ikinci talebi nasıl kuracağınızı bilemiyorsanız arzuhalci desteği işinizi görür. Talep reddedildikten sonra dava açmayı düşünüyorsanız, dava aşaması için bir avukatla görüşmenizi öneririm; dilekçeyi biz hazırlarız ama davanın takibi avukatlık işidir.

Bizler kuruma talep dilekçelerini, önce isteğinizi dinleyip hangi kurumun hangi biriminin bu işi yapabileceğini belirleyerek hazırlıyoruz. Durumunuzu anlatın, talebi birlikte netleştirelim; Türkiye'nin her yerinden bize ulaşıp dilekçe yazdırabilirsiniz. Ön görüşme için 0551 837 30 04 numarasını arayabilirsiniz; bu görüşme ücretsizdir.

Kayıt sayısı: talebinizin kimliği

Dilekçeyi elden verdiğinizde kurum ona bir tarih ve sayı verir. O sayı, talebinizin kurumdaki kimliğidir. Telefonla durum sorduğunuzda, ikinci bir dilekçe yazdığınızda ya da üst makama başvurduğunuzda bu sayıyı kullanırsınız. Kendi nüshanıza kayıt bilgisini yazdırmadan binadan çıkmayın.

Elektronik kanaldan gönderdiyseniz başvuru numarasını ve gönderim ekranının çıktısını saklayın. Postayla gönderdiyseniz iadeli taahhütlü gönderin; dönen kart hangi gün teslim edildiğini gösterir. Teslim yöntemlerinin ayrıntısı ve hangi kanalın hangi durumda daha uygun olduğu kardeş sayfalarda anlatıldı; burada bilmeniz gereken, cevap süresinin teslim gününden itibaren işlediğidir.

Kurum ne zaman cevap verir, olumsuzsa ne olur?

3071 sayılı Kanunun 7. maddesine göre kurum, talebinizin sonucunu ya da işlemin hangi aşamada olduğunu en geç 30 gün içinde, gerekçesiyle bildirmek zorundadır. Bu kanuni azami süredir, bir bekleme garantisi değildir; kurum daha erken de cevap verebilir. Yerinde inceleme, başka kurumdan görüş ya da bütçe gerektiren işlerde önce "işleminiz devam ediyor" diye bir ara cevap gelir.

Talebiniz idari davaya konu olabilecek bir istekse ikinci bir kural daha işler: İYUK m.10'a göre kurum 30 gün içinde cevap vermezse isteğiniz reddedilmiş sayılır. Bu sessiz retten sonra dava açma süresi işlemeye başlar. Bu takvimin tamamını kamu kurumuna başvuru dilekçesi sayfasında anlattım.

Olumsuz cevap geldiyse: yeniden talep mi, itiraz mı?

Kurum "uygun görülmemiştir" dediyse önce gerekçeyi okuyun. Gerekçe bir eksiklikten kaynaklanıyorsa (belge yok, imza eksik, yanlış birime yazılmış) en doğru yol, eksiği tamamlayıp yeni bir talep dilekçesi vermektir. Gerekçe kurumun sizin hakkınızda verdiği bir karar niteliğindeyse, artık talep değil itiraz yazma zamanıdır; bunun nasıl kurulacağını kuruma itiraz dilekçesi sayfasında anlattım. Dava aşamasına geçmeniz gerekirse idari dava dilekçesi sayfasına bakabilirsiniz.

Kuruma talep dilekçesi örnekleri

İlk örneği, bir kamu hizmetinin sizin mülkünüzle ilgili teknik bir düzenlemesini istediğiniz durumda kullanabilirsiniz. Örneğin su sayacınız bahçe duvarının iç tarafında kalıyor ve okuma görevlisi kapalı kapı yüzünden her ay tahmini fatura kesiyor.

Bu örnekte şuna dikkat edin: talebi kurumun gerçekten yapabileceği teknik bir işe indirdik ve masraf sorusunu baştan cevapladık. Tahmini faturaların düzeltilmesini de istemek istiyorsanız bunu ayrı bir dilekçeyle, fatura itirazı olarak yazın; iki işi bir dilekçede birleştirmek dosyayı iki birim arasında bekletir.

İkinci örnek, asıl ve ikinci talebin birlikte yazıldığı bir durum için. Örneğin çocuğunuzun okulu evden uzak, taşımalı eğitim kapsamına alınmak istiyorsunuz; bu olmazsa eve yakın başka bir okula nakil de işinizi görür. Ücreti merak edenler için not: dilekçe yazdırmak kaç para sorusunun cevabını ana sayfada bulabilirsiniz; biz burada metnin kendisine odaklanalım.

Bu örnekte şuna dikkat edin: iki talep aynı derdin, yani okula ulaşım sorununun iki çözümü. Asıl talep ilk sırada; ikinci talep de bir okul adıyla somutlaştırıldı. Mesafeyi ve toplu taşıma eksikliğini birer olgu olarak yazdık, "çok uzak, çocuk perişan oluyor" gibi değerlendirmelere girmedik.

Belediyeden yol, aydınlatma, park gibi mahalle ölçeğinde bir hizmet isteyecekseniz o talebin kendine özgü noktaları var; belediyeye talep dilekçesi sayfasında anlattım. Kurum dışındaki muhataplara (işveren, şirket, okul yönetimi) yazacağınız talepler için ise talep dilekçesi sayfasına bakın.

Sık sorulan sorular