Memuriyetten İstifa Dilekçesi Yazdır: Teslimden Kabul Yazısına Kadar

Memuriyetten ayrılmaya karar verdiyseniz zor kısım geride kaldı sayılır. Geriye bir dilekçe yazmak ve onu doğru şekilde teslim etmek kalıyor. Bu ikinci kısmı hafife almayın: İstifa dilekçesinin hangi gün, kime, nasıl verildiği; ayrılış tarihinizi, yeni işinize başlama gününüzü ve ileride yeniden memur olmak isterseniz bekleyeceğiniz süreyi doğrudan etkiler.

Tarih neden bu kadar önemli?

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 94. maddesine göre memur, kurumuna yazılı olarak başvurarak çekilme isteyebilir. Sözlü olarak "ben ayrılıyorum" demek, amirinize mesaj atmak ya da masanıza bir not bırakmak istifa değildir. Kanunun aradığı şey, kuruma ulaşmış yazılı bir başvurudur.

Aynı madde, çekilen memurun yerine atanan gelene veya isteği kabul edilene kadar göreve devam etmesini ister. Yerine atanan kişi bir aya kadar gelmezse ya da vekil atanmazsa, memur üstüne haber vererek görevini bırakabilir. Olağanüstü bir mazeret varsa bu bir aylık kayıt aranmaz (657 m.94/2-3).

Bu kuralların hepsi bir tarihe bağlanır: dilekçenizin kuruma ulaştığı tarih. Bu tarih belgelenmemişse, ileride "dilekçe ne zaman verildi" tartışması çıkabilir. O yüzden bu sayfanın geri kalanı büyük ölçüde o tarihi nasıl sağlam kayda geçireceğinizle ilgili.

Memuriyetten istifa dilekçesinde dikkat edilmesi gerekenler

İstifa için kanunda bir başvuru süresi yok; istediğiniz gün verebilirsiniz. Ancak dilekçe verildikten sonra işleyen süreler var ve bunlar dilekçenin içeriğine göre kolaylaşır ya da zorlaşır. Şu noktalara dikkat edin:

• Muhatap: Dilekçeyi atamaya yetkili makama hitaben yazın, birim amiriniz aracılığıyla verin. Hangi makamın yetkili olduğunu bilmiyorsanız personel biriminize sorun; yanlış birime verilen dilekçe 3071 sayılı Kanun'un 5. maddesine göre yetkili yere gönderilir, ama bu zaman kaybettirir.
• Açık irade: "İstifa etmeyi düşünüyorum", "şartlar düzelmezse ayrılacağım" gibi koşullu cümleler kurmayın. Kurum bunu çekilme isteği olarak işleme almayabilir.
• Ayrılmak istediğiniz tarih: Belirli bir günden itibaren ayrılmak istiyorsanız bunu açıkça yazın. Kurum bu tarihi bağlayıcı saymak zorunda değildir, ama talebinizin ne olduğu netleşir.
• Devir-teslim: Zimmetinizde eşya, kasa, dosya ya da sorumlu olduğunuz bir iş varsa devir-teslim işlemleri bitmeden ayrılamazsınız (657 m.95). Dilekçede devire hazır olduğunuzu belirtmek süreci hızlandırır.
• Kalan izin: Kullanmadığınız yıllık izniniz varsa, istifa dilekçesini vermeden önce izni kullanıp kullanmayacağınızı düşünün. Bu kararın ayrıntısını memur istifa dilekçesi sayfasında ele aldım.

Eklenecek belge genellikle yoktur. Sağlık nedeniyle olağanüstü bir mazeret ileri sürecekseniz, mazereti gösteren raporu eklemeniz gerekir; aksi hâlde bir aylık kural size de uygulanır.

Dilekçeyi nereye, nasıl teslim etmelisiniz?

İstifa dilekçesinin teslim yolu üç tanedir. Hangisini seçerseniz seçin, amaç aynıdır: dilekçenin kuruma ulaştığı tarihi belgelemek.

Dilekçeyi yalnızca amirinizin masasına bırakmak, en sık gördüğüm ve en riskli teslim şeklidir. Amir dilekçeyi birkaç gün bekletebilir, kayda girmesi gecikebilir. Kayıt sayısı almadan ayrılmayın.

Başka bir şehirdeyseniz ve dilekçeyi postayla gönderecekseniz, sayfa sonundaki ikinci örnek tam bu durum için hazırlandı. Postayla gönderilen dilekçelerin biçimine dair daha ayrıntılı bir örneği memur istifa dilekçesi örneği sayfasında da bulabilirsiniz.

Kabul yazısını mutlaka isteyin

İstifa dilekçesi verildiğinde kurum çekilme isteğini değerlendirir, yerinize atama veya vekil görevlendirmesi yapar ve size bir yazıyla ilişiğinizin kesildiği tarihi bildirir. Bu yazı sizin için en önemli belgedir. Çünkü üç şeyi ispatlar:

1. Usulüne uygun çekildiğinizi. 657 m.97'ye göre usulüne uygun çekilenler 6 ay geçmeden yeniden memurluğa alınamaz; çekilmiş sayılanlar ve bir aylık kurala uymadan ayrılanlar için bu süre 1 yıl, devir-teslim yükümlülüğüne uymayanlar için 3 yıldır.
2. Görevinizin hangi gün sona erdiğini. Yeni bir işe başlayacaksanız bu tarih ile yeni işinizin başlangıç tarihi çakışmamalıdır.
3. Kurumla ilişiğinizin kesildiğini. Daha sonra hizmet sürenizi, emeklilik hesabınızı veya başka bir kuruma başvurunuzu bu belge üzerinden kanıtlarsınız.

Kabul yazısı size kendiliğinden ulaşmazsa, dilekçenizde açıkça isteyin. Yeniden atanma yasağının hangi sürede biteceği, yukarıda saydığım üç durumdan hangisine girdiğinize bağlıdır; bu belge o soruyu cevaplar. Ayrılış takviminin tamamını görevden çekilme dilekçesi sayfasında anlattım.

Emekliliğe yakınsanız istifa yerine emeklilik başvurusunun sizin için daha uygun olup olmadığını önce kontrol edin. Bu ayrımı memur emeklilik dilekçesi sayfasında ele aldım. Memuriyetten sonra özel sektörde çalışacaksanız, ileride hizmet sürelerinizi bir araya getirmeniz gerekebilir; bunun için SGK hizmet dökümü dilekçesi işinize yarar.

İstifa ne kadar sürede sonuçlanır?

İstifanın kabulü için kanunda ayrı bir karar süresi yok. Belirleyici kural, yukarıda anlattığım bir aylık süredir: Yerinize atanan kişi bir aya kadar gelmezse ya da vekil atanmazsa, üstünüze haber vererek görevi bırakabilirsiniz. Pratikte kurum bu süre içinde ya kabul yazısını verir ya da yerinize birini görevlendirir.

Dilekçenizde ayrıca kabul yazısı ve hizmet belgesi gibi talepler varsa, bunlara 3071 sayılı Kanun'un 7. maddesine göre en geç 30 gün içinde gerekçeli cevap verilmesi gerekir. İdare 30 gün boyunca hiç cevap vermezse, 2577 sayılı Kanun'un 10. maddesine göre isteğiniz reddedilmiş sayılır ve dava yolu açılır. Bu süreler bir üst sınırdır, garanti değildir; kurumun iş yüküne ve yerinize atama yapılmasının ne kadar sürdüğüne göre değişir.

Bir ay dolduğu hâlde yerinize kimse gelmemişse ayrılmadan önce bunu da yazılı yapın: Amirinize, bir aylık sürenin dolduğunu ve hangi tarihte görevi bıraktığınızı bildiren kısa bir yazı verin. "Haber vererek bırakma" şartı ancak böyle belgelenir.

Bu dilekçeyi kim verir, kime yazdırabilirsiniz?

İstifa kişisel bir iradedir; dilekçeyi memurun kendisi imzalar. Eşiniz, anne babanız ya da bir yakınınız sizin yerinize istifa dilekçesi veremez. Dilekçeyi postayla gönderebilir veya bir yakınınızla evrak kaydına ulaştırabilirsiniz, ama imza sizin olmalıdır.

Kimden destek alırsınız?

Sade bir istifa dilekçesini kendiniz yazabilirsiniz; kurumunuzun personel birimi de muhatabın kim olduğunu ve teslim usulünü söyleyecektir. Devir-teslim yükümlülüğünüz varsa, sağlık nedeniyle bir aylık süreyi beklemeden ayrılmanız gerekiyorsa ya da kurum dilekçenizi kayda almıyorsa iş biraz daha hassastır ve dilekçenin dili önem kazanır. Böyle durumlarda adliye önündeki dilekçe yazdıran yerler de bir seçenektir, ama metni size özel kurmalarını ve teslim yolunu da anlatmalarını isteyin. Kurum kabul yazısı vermiyor, çekilmenizi farklı bir şekilde kayda geçiriyorsa ve dava gündeme geliyorsa, o aşamada bir avukatla çalışmanızı tavsiye ederim. Dilekçeyi biz yazarız ama idare mahkemesinde takip avukatlık işidir.

Bulunduğunuz şehirde arayıp bulmanıza gerek yok; bu hizmeti Türkiye'nin her yerine online olarak veriyoruz. "Ben dilekçe yazdırmak istiyorum, ama nereden başlayacağımı bilmiyorum" diyorsanız durumunuzu anlatın; ayrılmak istediğiniz tarihi, devir-teslim durumunuzu ve görev yerinize uzaklığınızı birlikte değerlendirelim. Bize 0551 837 30 04 numarasından ulaşabilirsiniz; ön görüşme ücretsizdir ve dilekçe sizin durumunuza göre hazırlanır.

İki farklı teslim durumu için örnek dilekçeler

Birinci örnek, yeni bir işe başlayacağı tarih belli olan ve bu nedenle ayrılışını planlamak isteyen memur içindir. Kabul yazısı ile hizmet belgesini aynı dilekçede ister.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Yazdığınız tarih bir taleptir, kurumu bağlamaz. Yeni işinize başlama tarihini bu tarihe göre değil, kabul yazısındaki tarihe göre kesinleştirin. Arada boşluk olacaksa bunu iki işyeriyle de önceden konuşun.

İkinci örnek, görev yerinden uzakta olan ve dilekçeyi iadeli taahhütlü postayla gönderen memur içindir. Örneğin uzun süreli bir sağlık sorunu nedeniyle başka bir şehirde bulunan bir memur bu metni kullanabilir.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Postaya vermeden önce dilekçenin ve ekin bir fotokopisini saklayın. Posta alındısını ve dönüş kartını kabul yazısı gelene kadar atmayın; teslim tarihinin tek kanıtı onlardır.

Sık sorulan sorular