Memur Yıllık İzin Dilekçesi Yazdır: Kaç Gününüz Var, Hangisi Yanar?

Yıllık izin dilekçesi memurların en sık verdiği dilekçedir ve metin olarak da en kısasıdır. Sorunlar metinden değil hesaptan çıkar: Hakkından fazla gün istenir, geçen yıldan kalan izin yanlış sayılır ya da yol izni hiç istenmez. Bu sayfada önce gün hesabını, sonra dilekçeye hangi bilgileri yazmanız gerektiğini anlatıyorum.

Kaç gün izin hakkınız var?

657 sayılı Kanun'un 102. maddesi yıllık izni hizmet sürenize bağlar. Burada "hizmet süresi" memuriyette geçen toplam sürenizdir; şu anki kurumunuzdaki süreniz değil.

Eşik, 10 yılın "aşılması"dır. 10. yılınızı doldurduğunuz yıl hâlâ 20 gün hakkınız vardır; 30 güne geçiş, 10 yılı aştığınız tarihten sonra başlar. Hangi tarihten itibaren 30 gün hakkınız olduğunu personel biriminizden yazılı olarak öğrenmek, sonraki yılların planını da kolaylaştırır. Hizmetinizin 1 yılı henüz doldurmadığı ilk dönemdeyseniz, izin hakkınızın durumunu yine personel biriminize sorun.

Öğretmenseniz bu tablo size doğrudan uygulanmaz: 657 m.103'e göre öğretmenler yaz ve dinlenme tatillerinde izinli sayılır. Eğitim döneminde hangi izinleri isteyebileceğinizi öğretmen izin dilekçesi sayfasında anlattım.

Geçen yıldan kalan izin: hangisi yanar?

Kanunun kuralı açıktır: İçinde bulunulan yıl ile bir önceki yıl dışındaki izinler düşer (657 m.103). Başka bir deyişle, 2026 yılında 2026 ve 2025 izinlerinizi kullanabilirsiniz; 2024'ten kalan izin artık yoktur.

Örneğin hizmeti 10 yılı aşmış bir memur 2025'te 30 günün yalnız 12'sini kullandıysa, 2026'da elinde 2025'ten kalan 18 gün ile 2026'nın 30 günü vardır. 2026'da da izin kullanmazsa, 2027'ye gelindiğinde 2025'ten kalan 18 gün düşer. Bu hesap küçük görünür ama yıllar içinde ciddi bir kayba dönüşebilir.

Kurumun kayıtlarıyla sizin hesabınız uyuşmuyorsa, izin dilekçesini vermeden önce izin dökümünüzü yazılı olarak isteyin. Aşağıdaki ikinci örnek tam bu durum için hazırlandı.

Adım adım bir hesap örneği

Hesabı somut bir örnekle yapalım. Örneğin 2019'da göreve başlamış bir memur düşünün. 2026 yılında hizmeti henüz 10 yılı aşmadığı için yıllık izin hakkı 20 gündür. 2025'te 20 günün 8'ini kullanmış, 12 günü kalmıştır. 2026'da da şu ana kadar hiç izin kullanmamıştır.

1. Toplam bakiyeyi çıkarın: 2025'ten kalan 12 gün + 2026'nın 20 günü = 32 gün.
2. Önce yanacak olanı belirleyin: 2025'ten kalan 12 gün, 2026 yılı bittiğinde düşecektir. İlk kullanacağınız günler bunlar olmalı.
3. Talep edeceğiniz günü yazın: Diyelim ki 15 gün izin istiyorsunuz. Dilekçeye "12 günün 2025 yılı izninden, 3 günün 2026 yılı izninden düşülmesini" yazarsınız.
4. Kalanı not edin: İzin sonrasında 2026'dan 17 gününüz kalır. Bu 17 gün 2027 yılı sonuna kadar kullanılabilir.
5. Dönüş gününü kontrol edin: Yol izni istediyseniz dönüş tarihini yol izninin son gününe göre, istemediyseniz yıllık iznin son gününe göre hesaplayın.

Bu beş adımı dilekçeyi yazmadan önce bir kâğıda dökerseniz, kurumun onay yazısındaki rakamları da kolayca kontrol edersiniz. Onay yazısında farklı bir yıl dağılımı görürseniz hemen düzeltme isteyin; aylar sonra itiraz etmek çok daha zordur.

Memur yıllık izin dilekçesinde dikkat edilmesi gerekenler

Yıllık izin için kanunda bir başvuru süresi yok; ama izin amirin onayıyla kullanılır. Onay gelmeden izne çıkmayın. Dilekçenizde şunlar mutlaka bulunsun:

• Başlangıç ve bitiş tarihi ile toplam gün: Üçünü birlikte yazın. Kurum hangi günleri izinden saydığını kendi takvimine göre hesaplar; sizin yazdığınız toplam gün bu hesapla karşılaştırma imkânı verir.
• Hangi yılın izni: Yukarıda anlattığım gibi önce bir önceki yılın izninden düşülmesini isteyin.
• Yol izni talebi: Gidiş ve dönüş için ek gün istiyorsanız bunu ayrıca yazın ve gerekçesini belirtin: hangi şehre, hangi ulaşım aracıyla gideceğiniz. Yol izni kendiliğinden eklenmez.
• İzin adresi ve telefon: İzindeyken size ulaşılabilecek adres ve telefonu yazın. Kurum sizi acil bir durumda arayabilmelidir.
• Görev devri: Yürüttüğünüz bir iş varsa kime bıraktığınızı bir cümleyle belirtin. Amirin onay vermesini kolaylaştırır.

En sık gördüğüm hata, iznin dönüş tarihinin yanlış yazılmasıdır. "gg.aa.yyyy tarihinde göreve başlayacağım" cümlesindeki tarih iznin bitişini izleyen ilk iş günü olmalı. Bu tarihte görevde olmazsanız devamsızlık söz konusu olur. Kesintisiz 10 gün göreve gelmemenin memur için "çekilmiş sayılma" sonucunu doğurabildiğini (657 m.94/1) hatırlatmak isterim.

Yıllık izin ile mazeret izni arasındaki ince çizgi

657 m.104/C'ye göre amir, diğer mazeretler için yılda 10 güne kadar izin verebilir; zaruret hâlinde buna 10 gün daha eklenebilir ama bu ek süre yıllık izninizden düşülür. Yani acil bir durumda "mazeret izni" diye aldığınız günlerin bir kısmı sonradan yıllık izin bakiyenizden eksilebilir. Dilekçede iznin hangi madde kapsamında verildiğini görmek bu yüzden önemlidir.

Doğum, evlilik veya ölüm gibi kanunun saydığı mazeretlerde yıllık izin kullanmanıza gerek yoktur; bu izinler ayrıdır. İzin türleri arasındaki farkları bütün olarak görmek isterseniz memur izin dilekçesi sayfasındaki karşılaştırma tablosuna bakın. Önceden haber veremediğiniz bir günün sonradan açıklanması gerekiyorsa o başka bir dilekçedir; onu memur mazeret dilekçesi sayfasında anlattım.

Dilekçe nereye verilir, cevap ne zaman gelir?

Yıllık izin dilekçesi birim amirinize hitaben yazılır: şube müdürlüğü, okul müdürlüğü, başhekimlik ya da bağlı olduğunuz müdürlük. Birçok kurum izin talebini kendi elektronik personel sistemi üzerinden de alır; kurumunuzda böyle bir sistem varsa çoğu zaman kâğıt dilekçe yerine o kullanılır. Sistem yoksa tek nüsha dilekçeyi evrak kaydına verin ve kayıt sayısını not edin.

Yıllık izin talebine cevap için kanunda özel bir süre yok. Pratikte amir izni tarihlerinize göre onaylar ya da hizmetin gereğini gerekçe göstererek erteleme ister. Genel kural olarak, idareye verilen her dilekçeye 3071 sayılı Kanun'un 7. maddesi gereği en geç 30 gün içinde gerekçeli cevap verilmelidir. Bu bir üst sınırdır, garanti değildir; izin tarihiniz yakınsa dilekçeyi erken verin.

İzniniz gerekçesiz reddedildiyse ve bu durum, izinlerinizin yanmasına yol açacaksa önce amirinize ya da üst makama yazılı itirazda bulunabilirsiniz. Böyle bir yazının nasıl kurulacağını kuruma itiraz dilekçesi sayfasında bulabilirsiniz.

Bu dilekçeyi kim yazar, kime yazdırabilirsiniz?

Yıllık izin dilekçesini memur kendisi verir; vekil ya da yakın aracılığıyla izin istenmesi olağan değildir. Rapor gibi belgeler yakınlar aracılığıyla ulaştırılabilir, ama izin talebi kişisel bir taleptir.

Kimden destek alırsınız?

Bu dilekçeyi büyük ihtimalle kendiniz yazabilirsiniz; personel birimi de izin bakiyenizi size gösterebilir. Ancak izin hesabınız kurumun kaydıyla uyuşmuyorsa, iznin reddedilmesi veya yanan izinler gibi bir anlaşmazlık varsa yazılı ve gerekçeli bir dilekçe gerekir. Bir avukata ihtiyacınız, ancak iş idari davaya dönerse doğar. Arada kalan "doğru yazıyı doğru makama vermek" kısmı ise tam olarak bizim işimizdir.

Şehriniz neresi olursa olsun dilekçe yazdırmak için yola çıkmanız gerekmez; istanbul dilekçe yazdır araması yapan bir memura da, Anadolu'nun küçük bir ilçesindeki bir memura da aynı şekilde online hizmet veriyoruz. İzin dökümünüzü ve planladığınız tarihleri bize gönderin, hesabı birlikte yapalım. 0551 837 30 04 numarasından ulaşabilirsiniz; ön görüşme ücretsizdir.

Yıllık izin için iki dilekçe örneği

Birinci örnek, memleketine ya da uzak bir şehre gidecek ve yol izni de isteyecek memur içindir.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Yol izni zorunlu hâllerde verilir; amirin takdirine bırakılır. Gerekçeyi somut yazın. Göreve başlama tarihini, yol izninin son gününü izleyen iş günü olarak hesaplayın; yol izni reddedilirse bu tarihi kendiniz düzeltmeniz gerekir.

İkinci örnek, izin bakiyesi konusunda kurumla hesabı uyuşmayan ve önceki yılın izninin yanmasından endişe eden memur içindir.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Dilekçeyi yılın son haftalarına bırakmayın. Cevap 30 güne kadar gecikebilir ve bu sürede yıl değişirse tartıştığınız izin düşebilir. Ekim ya da Kasım, bu talep için doğru zamandır.

İşçi olarak çalışan eşiniz ya da yakınınız için durum tamamen farklıdır; işçilerin yıllık izni İş Kanunu'na tabidir ve gün sayıları başkadır. Onu işçiler için yıllık izin dilekçesi sayfasında anlattım. Uzun bir ara vermeniz gerekiyorsa ve yıllık izin yetmiyorsa, aylıksız izin seçeneklerine bakın. Hesabı ve metni kendiniz uğraşmadan halletmek istiyorsanız, dilekçe yazdırmak için ana sayfadaki formu kullanabilirsiniz.

Sık sorulan sorular