Hizmet Birleştirme Dilekçesi Yazdır: Başka Bir Sicil Numarasında Kalan Günlerinizi Geri Almak

Bir gün e-Devlet'ten hizmet dökümünüzü açıyorsunuz ve gençliğinizde iki yıl çalıştığınız tekstil atölyesi listede yok. Aklınıza ilk gelen, işverenin sizi sigortasız çalıştırmış olduğudur. Oysa çoğu zaman durum başkadır: Sigortanız yapılmıştır, ama o günler başka bir sicil numarasında, eski soyadınızla ya da yanlış bir doğum tarihiyle açılmış bir kayıtta duruyordur. Bu sayfada bu dağınık kayıtların sizin kimlik numaranız altında nasıl birleştirileceğini anlatıyorum.

Gün kaybolmadı, başka bir kayıtta duruyor olabilir

Bugün SGK kayıtları T.C. kimlik numarasına bağlıdır. Ama kimlik numarası sistemi yaygınlaşmadan önce sigortalılara ayrı sicil numaraları verilirdi ve her işyeri değişikliğinde yeni bir numara açılması da mümkündü. Bu eski kayıtların bir kısmı sonradan kimlik numarasıyla eşleştirildi, bir kısmı eşleşmeden kaldı. Kayıtların dağınık kaldığı en sık durumlar şunlardır:

• Eski soyadı: Kadın sigortalıların evlilik öncesi soyadıyla açılmış kayıtları.
• Hatalı kimlik bilgisi: Doğum tarihi, baba adı ya da nüfus kaydındaki bir harf hatası nedeniyle eşleşmemiş kayıtlar.
• Birden fazla sicil numarası: Farklı işyerlerinde, farklı illerde açılmış ayrı numaralar.
• Statü değişikliği sırasında açılan ikinci kayıt: Örneğin aynı kişi için hem eski bir esnaf kaydı hem yeni bir kayıt.

Bu durumlarda yapmanız gereken dava açmak değil, kuruma bir kayıt birleştirme dilekçesi vermektir. Hizmet zaten bildirilmiştir; sadece yanlış kişiye ya da yanlış numaraya yazılmıştır.

Birleştirmenin size kazandırdığı şey sadece gün değil

Dağınık bir kaydın bulunup birleştirilmesi, prim gününüzü artırır; bu açık. Ama daha az fark edilen ve çoğu zaman daha önemli olan sonuç, ilk sigortalılık tarihinizin değişebilmesidir. Eski kayıttaki çalışma, şu an görünen ilk girişinizden daha önceyse, birleştirmeden sonra ilk giriş tarihiniz geriye çekilir.

Bu neden önemli? Çünkü emeklilik şartları ilk giriş tarihine göre belirlenir. Örneğin, 8 Eylül 1999'dan önce başlamış ama sonradan bulunan bir kayıt, sizi EYT düzenlemesinin kapsamına sokabilir. 1 Ekim 2008'den önce başlamış bir kayıt da sizi farklı bir şart grubuna taşıyabilir. Bu yüzden birleştirme dilekçesinde yalnızca günlerin eklenmesini değil, ilk giriş tarihinin yeniden belirlenmesini de istemelisiniz. İlk giriş tarihine ilişkin diğer düzeltme yollarını sigorta başlangıç düzeltme dilekçesi sayfasında anlattım.

Hizmet birleştirme dilekçesinde dikkat edilmesi gerekenler

Kurumun eski kaydı bulabilmesi, sizin ona vereceğiniz ipuçlarına bağlıdır. Dilekçenize şunları yazın:

• Eski kimlik bilgileri: Kayıt hangi soyadıyla açıldıysa o soyadı, varsa farklı yazılmış doğum tarihi ya da isim.
• Eski sicil numarası: Elinizde eski bir sigorta karnesi, işe giriş bildirgesi ya da bordro varsa üzerindeki numarayı yazın. Bu belge, işin yarısıdır.
• İşyeri bilgisi: İşyerinin adı, ili ve mümkünse sicil numarası; çalıştığınız yaklaşık dönem.
• Nüfus değişikliğinin belgesi: Soyadı değişikliği evlilikten ya da mahkeme kararından kaynaklanıyorsa, nüfus kayıt örneği bu değişikliği gösterir.
• Açık talep: Kayıtların kimlik numaranız altında birleştirilmesi, hizmet dökümüne işlenmesi ve ilk sigortalılık tarihinizin yeniden belirlenmesi.

En sık gördüğüm hata, "bazı günlerim eksik, kontrol edilmesini istiyorum" gibi genel bir dilekçe verilmesidir. Kurum hangi kaydı araması gerektiğini bilmezse, mevcut kayıtlara bakıp "eksik yoktur" cevabı verir. İşyerini, dönemi ve eski bilgilerinizi yazdığınız dilekçe ise kurumun eski arşive inmesini sağlar.

Eski işyerinden belge bulamıyorsanız

Elinizde hiçbir belge yoksa çaresiz değilsiniz. İşyeri hâlâ faaliyetteyse, oradan çalıştığınız dönemi gösteren bir çalışma belgesi isteyebilirsiniz; bunu çalışma belgesi talep dilekçesi sayfasında anlattım. İşyeri kapanmışsa, birlikte çalıştığınız kişilerin adlarını ve işyerinin bulunduğu adresi dilekçeye yazmanız da kurumun aramasına yardımcı olur.

Dilekçe nereye ve nasıl verilir?

Hizmet birleştirme dilekçesi, yerleşim yerinizin bağlı olduğu sosyal güvenlik il müdürlüğüne ya da sosyal güvenlik merkezine verilir. Eski kayıt başka bir ilde açılmış olsa bile dilekçenizi bulunduğunuz yerde verebilirsiniz; kurum gerekli yazışmayı kendi içinde yapar.

• Elden: İki nüsha hazırlayın, bir nüshaya evrak kayıt tarihi ve sayısını yazdırın.
• Posta: İadeli taahhütlü gönderin, belgeleri asıl değil fotokopi olarak ekleyin.
• e-Devlet: Başvurudan önce ve sonra hizmet dökümünüzü SGK Tescil ve Hizmet Dökümü ekranından alın. Birleştirme yapıldığında eski günler bu dökümde görünür; sonucu buradan kontrol edersiniz.

Dökümün nasıl okunacağını ve dökümle ilgili diğer taleplerinizi SGK hizmet dökümü dilekçesi sayfasında anlattım.

Ne kadar sürede sonuçlanır?

Kayıt birleştirme için kanunda özel bir süre bulamadık. Genel kural, 3071 sayılı Kanun'un 7. maddesine göre kurumun en geç 30 gün içinde gerekçeli cevap vermesi ya da işin hangi aşamada olduğunu bildirmesidir. Eski kayıtların arşivden çıkarılması ve başka illerle yazışılması gereken dosyalarda önce bir ara cevap gelir; birleştirmenin tamamlanması daha uzun sürebilir. Bu süre bir hedef ya da garanti değil, kurumun cevap verme yükümlülüğüdür.

Kurum, kaydın size ait olmadığını ya da bulunamadığını bildirirse, elinizdeki belgelerle yeniden başvurabilirsiniz. Ret cevabına katılmıyorsanız, 7036 sayılı Kanun'un 4. maddesi gereği kuruma yaptığınız bu yazılı başvuru, dava öncesi zorunlu başvuru yerine geçer. Kurum 60 gün içinde cevap vermezse talebiniz reddedilmiş sayılır ve iş mahkemesine başvurabilirsiniz.

Cevap geldikten sonra yapmanız gereken kontrol

Kurumun "birleştirme yapılmıştır" cevabı tek başına yeterli değildir. Cevap geldiğinde yeni bir hizmet dökümü alın ve başvurudan önce aldığınız dökümle karşılaştırın. Üç şeye bakın: Eski işyeri listede görünüyor mu, o döneme ait gün sayısı belgelerinizle uyuşuyor mu ve ilk giriş tarihiniz değişti mi? Gün sayısı eksik işlendiyse ya da ilk giriş tarihi eski hâlinde kaldıysa, aynı evrak kayıt numarasına atıf yaparak kısa bir ek dilekçe verin. Bu kontrolü emeklilik başvurusundan önce yapmak, ileride aylığınızın yanlış hesaplanmasının da önüne geçer.

Hizmet birleştirme dilekçesi örnekleri

En sık karşılaştığım iki durum için örnek hazırladım: eski soyadıyla açılmış kayıt ve aynı kişi adına açılmış iki ayrı sicil numarası.

Örnek 1'i ne zaman kullanırsınız? Evlenmeden önce çalıştığınız bir işyerindeki günleriniz dökümünüzde görünmüyorsa ve o dönemde eski soyadınızı kullandıysanız.

Bu örnekte şuna dikkat edin: Sonuç kısmının son cümlesi, ilk giriş tarihinizin yeniden belirlenmesini istiyor. Bunu yazmazsanız günler eklenir ama ilk giriş tarihinin değişip değişmediğini ayrıca sormanız gerekir.

Örnek 2'yi ne zaman kullanırsınız? Elinizdeki eski belgelerde farklı sigorta sicil numaraları görüyorsanız ya da kurum, size ait olması gereken bir hizmetin başka bir numarada olduğunu söylediyse.

Bu örnekte şuna dikkat edin: İkinci kaydın neden açıldığını tek cümleyle açıkladım. Bu açıklama, kurumun iki kaydın aynı kişiye ait olduğunu kabul etmesini kolaylaştırır. Hatanın kaynağını bilmiyorsanız tahmin yürütmeyin; "nedenini bilmiyorum" demek, yanlış bir neden yazmaktan iyidir.

Bu dilekçeyi kim verir, kime yazdırabilirsiniz?

Dilekçeyi sigortalının kendisi verir. Vekâletname verdiğiniz bir yakınınız ya da avukatınız da başvurabilir. Sigortalı vefat etmişse, ölüm aylığı ya da toptan ödeme gibi bir hak söz konusu olduğunda mirasçılar ve hak sahipleri de bu kayıtların birleştirilmesini isteyebilir; bu durumda mirasçılık belgesini eklemek gerekir.

Kimden destek alabilirsiniz?

Belgeniz elinizdeyse ve kayıt bir soyadı değişikliği yüzünden eşleşmemişse, bu dilekçeyi rahatlıkla kendiniz yazabilirsiniz; SGM'deki görevliler de çoğu zaman eski kaydı aramaya yardımcı olur. Belgeniz yoksa, işyeri kapanmışsa ya da kayıt bir nüfus hatasından kaynaklanıyorsa, hangi kurumda hangi düzeltmenin önce yapılacağını planlamak gerekir. Kurum kaydı reddeder ve iş mahkemesine gitmek gerekirse, dava takibi için bir avukatla çalışmanızı tavsiye ederim.

Bizler hizmet birleştirme dilekçenizi sizin için hazırlıyoruz. Hizmet dökümünüzü ve elinizdeki eski belgeleri gönderin; hangi kaydın nerede aranacağını ve dilekçeye hangi ipuçlarının yazılacağını birlikte belirleyelim. Dilekçe yazdırmak istiyorum diyorsanız ana sayfadaki formu kullanabilir ya da 0551 837 30 04 numarasını arayabilirsiniz; ön görüşme ücretsizdir.

Kayıt birleştirildikten sonra emeklilik başvurusu yapacaksanız, farklı statülerdeki hizmetlerin nasıl toplanacağını emeklilik hizmet birleştirme dilekçesi sayfasında ayrıca anlattım. Bir arzuhalci dilekçe hizmeti arıyor ama SGM'ye gitmeden önce metni hazır görmek istiyorsanız, bizimle uzaktan da çalışabilirsiniz.

Sık sorulan sorular